Quản lý thời gian của người quản lý: lấy lại lịch làm việc của mình

Người quản lý bắt đầu ngày với ý định viết kế hoạch quý. Rồi có cuộc họp khẩn, ba nhân viên cần hỏi ý kiến, một khách hàng gọi phàn nàn. Cuối ngày, kế hoạch quý vẫn chưa có dòng nào. Tuần sau, chuyện lặp lại.

Nếu không chủ động quản lý thời gian, lịch của bạn sẽ bị người khác lấp đầy.

Ba loại thời gian của người quản lý

1. Thời gian cho đội: họp, 1-1, trả lời câu hỏi, gỡ vướng.
2. Thời gian cho công việc sâu: lập kế hoạch, suy nghĩ chiến lược, giải quyết vấn đề phức tạp.
3. Thời gian phản ứng: sự cố, yêu cầu bất ngờ.

Vấn đề là loại 3 thường lấn át loại 2. Việc gấp luôn thắng việc quan trọng nếu không có gì bảo vệ việc quan trọng.

Chặn lịch cho việc quan trọng

Chọn hai đến ba khung giờ mỗi tuần, mỗi khung ít nhất 90 phút, dành cho công việc sâu. Đặt vào lịch như một cuộc họp thật. Trong khung giờ đó, tắt thông báo, báo đội chỉ gọi khi thật sự khẩn cấp.

Gom câu hỏi của đội

Thay vì bị hỏi rải rác cả ngày, hãy tạo "giờ mở cửa": ví dụ 11 giờ và 16 giờ mỗi ngày, ai có câu hỏi thì tìm bạn. Ngoài giờ đó, câu hỏi không gấp được ghi lại dưới dạng bình luận để bạn trả lời một lượt.

Giảm những việc chỉ bạn làm được

Mỗi khi thấy mình trả lời cùng một câu hỏi lần thứ ba, hãy viết câu trả lời thành hướng dẫn. Mỗi khi thấy mình làm một việc mà người khác làm được, hãy ủy quyền. Theo thời gian, số việc cần đến bạn giảm dần.

Kết thúc tuần bằng 20 phút nhìn lại

Chiều thứ Sáu, dành 20 phút:

• Tuần này thời gian đã đi đâu?
• Việc quan trọng nào chưa làm được, vì sao?
• Tuần tới cần bảo vệ khung giờ nào?

Công cụ giúp bạn bớt bị gián đoạn

Một phần lớn gián đoạn đến từ việc đội phải hỏi bạn về tiến độ, về tài liệu, về ai đang làm gì. Khi những thông tin đó nằm sẵn trong công cụ, câu hỏi giảm hẳn. Trên SupaNhanh, đội tự xem tiến độ và tài liệu, câu hỏi không gấp được để lại bằng bình luận có nhắc tên bạn, và bạn trả lời một lượt vào "giờ mở cửa".

Thời gian là nguồn lực duy nhất người quản lý không thể thuê thêm. Hãy bảo vệ nó như bảo vệ ngân sách.