Quản lý công việc khi nhân sự nghỉ phép mà không đứng máy

Chị kế toán nghỉ phép một tuần, và đúng tuần đó khách hỏi hóa đơn. Không ai biết file nằm đâu, cũng không ai dám gọi làm phiền chị. Việc treo đến khi chị quay lại, còn khách thì không vui.

Nghỉ phép là quyền của nhân viên và là điều tốt cho đội. Vấn đề không nằm ở kỳ nghỉ, mà ở chỗ công việc chỉ nằm trong đầu một người.

Trước kỳ nghỉ một tuần

Người sắp nghỉ và người quản lý cùng làm ba việc:

1. Rà danh sách việc đang giữ. Việc nào phải xong trước khi nghỉ, việc nào tạm dừng được, việc nào cần người khác làm thay.
2. Chọn người tiếp nhận. Mỗi việc cần xử lý trong kỳ nghỉ có một người thay thế cụ thể.
3. Viết ghi chú bàn giao. Ngay trong từng việc: đang làm tới đâu, bước tiếp theo là gì, tài liệu ở đâu, liên hệ ai.

Ngày cuối trước khi nghỉ

• Chuyển người làm của các việc cần xử lý sang người thay thế.
• Đặt lại hạn cho những việc tạm dừng, để không ai nhầm là đang trễ.
• Báo cho đội và các đối tác liên quan biết ai là đầu mối trong thời gian nghỉ.

Trong kỳ nghỉ

Người thay thế chỉ cần làm những việc đã thống nhất, không cần làm hết. Người quản lý tôn trọng kỳ nghỉ: chỉ liên hệ khi thật sự khẩn cấp và đã thống nhất trước thế nào là khẩn cấp.

Khi quay lại

Người quay lại cần bắt nhịp nhanh mà không phải đọc hàng trăm tin nhắn. Hãy dành cho họ một buổi sáng để:

1. Xem mục "Việc của tôi" và thông báo trong thời gian nghỉ.
2. Đọc bình luận mới trên những việc mình đang theo dõi.
3. Nói chuyện ngắn 15 phút với người thay thế để nhận lại việc.

Biến thành thói quen

Khi đội quen với cách làm này, nghỉ phép không còn là nỗi lo. Tốt hơn nữa, cách ghi chú bàn giao cũng giúp đội vững vàng hơn khi có người ốm đột xuất hay nghỉ việc.

Trên SupaNhanh, đổi người làm chỉ mất một chạm, người mới nhận thông báo ngay, còn toàn bộ mô tả, tệp và bình luận vẫn nằm nguyên trên việc. Người thay thế nhìn là hiểu, không cần gọi cho ai đang đi du lịch.