Quản lý việc tồn đọng (backlog) cho doanh nghiệp nhỏ

Mọi đội đều có một danh sách những việc "sẽ làm khi rảnh": sửa quy trình, cập nhật tài liệu, thử ý tưởng mới, gọi lại khách cũ. Danh sách đó gọi là backlog. Nếu không được quản lý, nó phình ra đến mức không ai muốn nhìn vào, và những ý tưởng tốt chìm cùng với những việc vô nghĩa.

Backlog không phải là thùng rác

Backlog có giá trị: nó giữ lại những việc chưa làm ngay nhưng không nên quên. Vấn đề chỉ xuất hiện khi mọi thứ bị ném vào đó mà không bao giờ được xem lại.

Một backlog khỏe mạnh có ba đặc điểm:

• Tách biệt với danh sách việc đang làm.
• Được xem lại định kỳ.
• Được xóa bớt thường xuyên.

Bước 1: gom về một chỗ

Việc tồn đọng thường nằm rải rác: trong sổ tay, trong tin nhắn "để sau tính", trong đầu từng người. Dành một buổi để gom hết về một nhóm việc riêng tên "Để sau" hoặc "Ý tưởng". Chưa cần sắp xếp, chỉ cần đủ.

Bước 2: phân loại nhanh

Với mỗi việc, hỏi một câu: nếu việc này không bao giờ được làm, điều gì xảy ra?

1. Có hậu quả rõ ràng: chuyển vào danh sách chính, đặt hạn.
2. Có lợi nhưng không gấp: giữ trong backlog.
3. Không có gì xảy ra: xóa.

Bạn sẽ ngạc nhiên vì số việc thuộc nhóm thứ ba nhiều thế nào.

Bước 3: lịch xem lại cố định

Chọn một khung giờ cố định, ví dụ chiều thứ Sáu cuối tháng, để xem lại backlog trong 30 phút. Mỗi lần, kéo một hai việc có giá trị nhất vào kế hoạch tháng tới và xóa những việc đã lỗi thời.

Bước 4: kiểm soát đầu vào

Khi ai đó đề xuất việc mới, hãy hỏi: việc này cần làm trong tháng này không? Nếu không, nó vào backlog với một dòng mô tả lý do. Cách này giữ cho danh sách chính chỉ gồm những việc đang thật sự làm.

Áp dụng trong công cụ

Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo một nhóm việc riêng trong dự án, ví dụ "Để sau", để chứa backlog, tách khỏi các nhóm việc đang chạy. Việc bị xóa nhầm vẫn khôi phục được trong 30 ngày, nên bạn có thể mạnh tay dọn dẹp mà không lo mất gì quan trọng.

Backlog được chăm sóc tốt là kho ý tưởng của đội. Backlog bị bỏ mặc là gánh nặng tâm lý. Khác biệt chỉ nằm ở 30 phút mỗi tháng.