Quy tắc nhóm chat công việc: 8 điều cả đội nên thống nhất

Nhóm chat công việc của đội có 300 tin nhắn mỗi ngày: chúc mừng sinh nhật, ảnh công trình, câu hỏi về hóa đơn, lời nhắc họp, sticker, một tin giao việc quan trọng nằm lẫn đâu đó. Mọi người tắt thông báo vì quá ồn, và rồi bỏ lỡ những thông tin thật sự cần thiết.

Nhóm chat không có lỗi. Nó chỉ cần vài quy tắc.

1. Tách nhóm theo mục đích

Một nhóm cho thông báo chính thức, chỉ người quản lý đăng. Một nhóm cho trao đổi công việc. Một nhóm cho chuyện trò, sinh nhật, ăn trưa. Mỗi người biết mở nhóm nào khi cần gì.

2. Không giao việc trong nhóm chat

Việc cần làm có hạn phải được tạo ở công cụ quản lý công việc. Trong chat, chỉ dán đường dẫn đến việc nếu cần mọi người biết.

3. Một tin nhắn đủ ý

Thay vì năm tin nhắn liên tiếp "Mọi người ơi", "Cho hỏi chút", "Về vụ hôm qua", hãy viết một tin nhắn đầy đủ. Người đọc hiểu ngay mà không bị làm phiền năm lần.

4. Trả lời vào đúng tin nhắn

Dùng tính năng trả lời tin nhắn để câu trả lời gắn với câu hỏi. Trong nhóm đông, trả lời trôi nổi rất dễ gây nhầm lẫn.

5. Nhắc tên khi cần người cụ thể

"@Lan cho anh xin file báo giá" thay vì "Ai có file báo giá không?". Câu hỏi chung chung thường không ai trả lời vì ai cũng nghĩ người khác sẽ trả lời.

6. Thời gian yên lặng

Thống nhất khung giờ không gửi tin nhắn công việc, ví dụ sau 21 giờ và cuối tuần, trừ trường hợp khẩn cấp đã định nghĩa rõ.

7. File công việc không gửi qua chat

File gửi qua chat sẽ trôi mất. Đính kèm vào công việc liên quan, chỉ báo trong chat nếu cần.

8. Chuyển kênh khi cần

Trao đổi qua lại quá ba lần mà chưa rõ, hãy gọi điện. Chủ đề cần nhiều người quyết định, hãy hẹn họp ngắn.

Nhóm chat và công cụ quản lý công việc bổ trợ nhau

Zalo vẫn là kênh liên lạc nhanh nhất ở Việt Nam, và không cần thay thế. SupaNhanh được thiết kế để làm việc cùng thói quen đó: mời đồng nghiệp bằng link gửi qua Zalo, liên hệ quản trị qua Zalo, còn công việc thì nằm trong ứng dụng với người làm, hạn và bình luận riêng. Chat để nói chuyện, SupaNhanh để giữ việc.

Tám quy tắc đơn giản có thể biến nhóm chat từ nguồn gây căng thẳng thành công cụ hữu ích cho cả đội.