Quy ước đặt tên công việc để cả đội dễ tìm, dễ hiểu

Mở danh sách việc của một đội sau ba tháng, bạn có thể gặp những cái tên như "Làm cái kia", "Gấp!!!", "Anh Tuấn nhờ", hay "File mới". Người tạo việc hiểu, nhưng người khác thì không, và chính người tạo cũng quên sau vài tuần.

Tên việc là thứ được đọc nhiều nhất trong cả hệ thống. Một quy ước đặt tên tốt tiết kiệm hàng trăm lần mở việc ra xem chi tiết.

Nguyên tắc 1: bắt đầu bằng động từ

Tên việc nên mô tả hành động: "Gửi báo giá", "Duyệt thiết kế", "Gọi khách", "Đặt vé". Động từ cho biết ngay việc cần làm gì, khác với danh từ như "Báo giá" vốn không rõ là soạn, gửi hay duyệt.

Nguyên tắc 2: kèm đối tượng cụ thể

"Gửi báo giá" cho ai? "Gửi báo giá cho khách Hải Phòng, gói nội thất phòng khách" rõ ràng hơn nhiều. Tên việc nên trả lời được câu hỏi "việc gì, cho ai hoặc về cái gì".

Nguyên tắc 3: không nhét hạn và mức gấp vào tên

"GẤP - Gửi báo giá trước thứ 6" là thói quen phổ biến nhưng không nên. Hạn và mức ưu tiên đã có ô riêng. Khi nhét vào tên, chúng không được nhắc tự động, không lọc được, và dễ sai khi hạn thay đổi.

Nguyên tắc 4: tiền tố cho việc lặp lại

Với những loại việc lặp đi lặp lại, một tiền tố thống nhất giúp tìm kiếm rất nhanh:

• "Báo giá - Công ty An Phát"
• "Nghiệm thu - Tầng 3"
• "Tuyển dụng - Kế toán tổng hợp"

Gõ "Nghiệm thu" vào ô tìm kiếm là thấy ngay toàn bộ việc nghiệm thu.

Nguyên tắc 5: viết cho người lạ đọc

Hãy tưởng tượng một đồng nghiệp mới vào làm tuần sau đọc tên việc này. Họ có hiểu không? Tránh biệt danh, viết tắt nội bộ, hay những từ như "vụ kia", "cái hôm trước".

Ví dụ trước và sau

1. "Anh Tuấn nhờ" thành "Gửi anh Tuấn hợp đồng mẫu thuê kho".
2. "Banner" thành "Thiết kế banner khuyến mãi tháng 10".
3. "GẤP!!! Sửa lỗi" thành "Sửa lỗi không đặt được hàng trên điện thoại".

Đưa quy ước vào thói quen

Viết quy ước thành năm dòng và ghim vào đầu dự án. Trong hai tuần đầu, người quản lý có thể sửa tên giúp những việc chưa đúng để đội quen dần. Trên SupaNhanh, đổi tên việc chỉ cần bấm vào tên và gõ lại, còn ô tìm kiếm giúp tìm theo tên trong dự án.

Tên việc tốt giống biển chỉ đường tốt: không ai để ý khi nó rõ ràng, nhưng ai cũng lạc khi nó mơ hồ.