Sơ đồ xương cá: phân tích vấn đề có nhiều nguyên nhân

Doanh số tháng này giảm mạnh. Người nói do thị trường, người nói do sản phẩm, người nói do đội bán hàng thiếu người. Mỗi người nhìn thấy một phần, và cuộc họp biến thành tranh luận ai đúng ai sai.

Sơ đồ xương cá, còn gọi là sơ đồ Ishikawa, giúp cả đội nhìn thấy tất cả nguyên nhân có thể có trên cùng một bức tranh.

Hình dạng sơ đồ

Vẽ một đường ngang, đầu mũi tên chỉ vào vấn đề, giống như đầu cá. Từ đường ngang, vẽ các nhánh xiên giống xương cá, mỗi nhánh là một nhóm nguyên nhân. Trên mỗi nhánh, ghi các nguyên nhân cụ thể.

Các nhóm nguyên nhân thường dùng

Với doanh nghiệp dịch vụ và văn phòng, sáu nhóm sau thường bao quát được hầu hết nguyên nhân:

1. Con người: kỹ năng, số lượng, động lực.
2. Quy trình: các bước làm việc, quy định.
3. Công cụ: phần mềm, thiết bị.
4. Vật liệu, thông tin: dữ liệu đầu vào, tài liệu.
5. Môi trường: thị trường, đối thủ, mùa vụ.
6. Đo lường: cách theo dõi, chỉ số.

Bạn có thể đổi nhóm cho phù hợp với vấn đề cụ thể.

Cách thực hiện cùng đội

1. Viết vấn đề rõ ràng ở đầu cá.
2. Vẽ các nhánh nhóm nguyên nhân.
3. Cả đội đóng góp nguyên nhân vào từng nhánh. Mỗi người viết ý của mình trước khi thảo luận.
4. Đào sâu bằng câu hỏi "vì sao" cho những nguyên nhân quan trọng.
5. Chọn hai ba nguyên nhân có khả năng tác động lớn nhất để kiểm tra và xử lý.

Từ sơ đồ đến hành động

Sơ đồ xương cá cho biết những nguyên nhân có thể có, chưa phải nguyên nhân chắc chắn. Bước tiếp theo là kiểm tra bằng dữ liệu: nguyên nhân nào thật sự đang xảy ra và ảnh hưởng nhiều nhất? Sau đó mới đưa ra giải pháp.

Kết hợp với 5 Whys

Sơ đồ xương cá giúp nhìn rộng, 5 Whys giúp nhìn sâu. Dùng sơ đồ xương cá để liệt kê mọi hướng nguyên nhân, rồi dùng 5 Whys để đào sâu vào những nhánh quan trọng nhất.

Lưu kết quả và giải pháp

Chụp ảnh sơ đồ sau buổi họp và lưu lại. Trên SupaNhanh, bạn có thể đính kèm ảnh sơ đồ vào việc phân tích sự cố, tạo mỗi giải pháp thành một việc riêng có người phụ trách và hạn. Khi giải pháp được thực hiện, kiểm tra lại vấn đề ban đầu có được cải thiện không.

Vấn đề phức tạp hiếm khi có một nguyên nhân duy nhất. Sơ đồ xương cá giúp đội không bỏ sót nguyên nhân nào quan trọng.