Theo dõi tiến độ mà không cần hỏi "xong chưa?"

Có hai kiểu người quản lý: kiểu hỏi "xong chưa?" mười lần một ngày, và kiểu chỉ cần nhìn là biết. Kiểu đầu mệt cho cả hai bên và khiến nhân viên cảm thấy bị giám sát. Kiểu sau không phải nhờ may mắn, mà nhờ một hệ thống giúp tiến độ tự lộ diện.

Vì sao phải hỏi

Người quản lý hỏi vì không có cách nào khác để biết. Việc nằm trong đầu người làm, trong tin nhắn, trong file cá nhân. Muốn biết thì chỉ còn cách hỏi. Vấn đề không nằm ở người quản lý, mà ở chỗ thông tin không được đặt ra ngoài.

Ba thứ giúp tiến độ tự hiện ra

1. Trạng thái rõ ràng cho mỗi việc. Một việc nên luôn ở một trong vài trạng thái dễ hiểu: Cần làm, Đang làm, Bị chặn, Xong. Chỉ cần người làm kéo việc sang đúng cột, người quản lý đã biết đủ.

2. Việc con cho việc dài. Một việc kéo dài một tuần mà chỉ có hai trạng thái "đang làm" và "xong" thì không nói lên gì. Chia thành việc con, tiến độ hiện ra theo từng phần hoàn thành.

3. Bình luận ngay trên việc. Khi có vướng mắc, người làm ghi một dòng vào việc thay vì nhắn riêng. Người quản lý đọc lại lúc nào cũng được.

Thỏa thuận với đội

Hệ thống chỉ chạy khi cả đội cùng làm. Hãy thống nhất vài quy ước:

• Bắt đầu làm việc nào thì chuyển việc đó sang "Đang làm".
• Gặp vướng quá nửa ngày thì chuyển sang "Bị chặn" và ghi lý do.
• Xong là đánh dấu xong ngay, không đợi cuối tuần.

Nhìn ở mức tổng quan

Khi mỗi việc đều có trạng thái, bạn có thể nhìn cả dự án trong một phút: bao nhiêu phần trăm đã xong, việc nào quá hạn, ai đang ôm nhiều việc nhất. Trên SupaNhanh, trang chủ workspace hiển thị phần trăm hoàn thành, số việc quá hạn và biểu đồ theo trạng thái, theo dự án, theo người. Bảng Kanban cho thấy việc đang dồn ở cột nào.

Khi nào vẫn nên hỏi

Hỏi vẫn cần thiết, nhưng nên hỏi câu khác. Thay vì "xong chưa?", hãy hỏi "có gì đang cản bạn không?" hay "mình giúp được gì?". Câu hỏi đầu mang tính kiểm tra, câu sau mang tính hỗ trợ.

Khi tiến độ tự hiện ra, những buổi nói chuyện giữa quản lý và nhân viên sẽ bớt phần báo cáo và dành nhiều thời gian hơn cho việc gỡ vướng.