Thống nhất định nghĩa "xong" để tránh làm lại và tranh cãi

Nhân viên đánh dấu xong việc "Thiết kế banner". Hai ngày sau, sếp hỏi sao banner chưa lên website. Nhân viên ngạc nhiên: "Em gửi file thiết kế rồi mà." Sếp cũng ngạc nhiên: "Xong nghĩa là đã đăng lên web chứ." Không ai sai, chỉ là mỗi người có một định nghĩa khác về chữ "xong".

Vì sao cần định nghĩa chung

• Tránh làm lại: biết trước tiêu chí để làm đúng ngay lần đầu.
• Tránh tranh cãi: không còn "em tưởng" và "anh tưởng".
• Tiến độ đáng tin: việc được đánh dấu xong là thật sự xong.
• Người mới hiểu nhanh: không cần đoán tiêu chuẩn của đội.

Định nghĩa "xong" cho từng loại việc

Mỗi loại việc thường gặp trong đội nên có một định nghĩa ngắn. Ví dụ:

Báo giá: đã gửi cho khách qua kênh chính thức, lưu bản gửi vào việc.

Thiết kế: đã được người duyệt đồng ý, file gốc và file xuất đã đính kèm.

Thi công hạng mục: đã hoàn thành, có ảnh nghiệm thu, không còn điểm cần sửa.

Tài liệu: đã được người liên quan xem lại, lưu ở đúng chỗ.

Cách xây dựng cùng đội

1. Liệt kê năm đến mười loại việc hay gặp nhất.
2. Với mỗi loại, hỏi: "Khi nào chúng ta coi việc này là xong?".
3. Thống nhất và viết ngắn gọn, mỗi loại không quá ba dòng.
4. Để ở nơi ai cũng thấy, như mô tả dự án.
5. Xem lại khi có tranh cãi mới về "xong hay chưa".

Xong khác với hài lòng

Việc có thể xong theo định nghĩa nhưng khách hàng vẫn muốn sửa. Khi đó, phần sửa là một việc mới, không phải việc cũ "chưa xong". Phân biệt rõ điều này giúp đo lường đúng: đội đã làm xong đúng hạn, và khách có yêu cầu thêm.

Định nghĩa nằm cùng công việc

Trên SupaNhanh, bạn có thể ghi định nghĩa "xong" cho từng loại việc vào mô tả dự án, và dùng việc con như một danh sách kiểm tra cho những việc nhiều bước. Người làm tick từng bước, và khi mọi bước đã xong, đánh dấu cả việc là hoàn thành.

Một chữ "xong" được hiểu giống nhau có thể tiết kiệm cho đội rất nhiều giờ làm lại và giải thích.