Cách ưu tiên công việc khi mọi thứ đều gấp

"Việc nào cũng gấp" là câu người quản lý hay nghe nhất và cũng là dấu hiệu rõ nhất cho thấy đội chưa có cách ưu tiên. Khi mọi thứ đều gấp, người ta chọn làm việc dễ, việc của người hỏi to nhất, hoặc việc vừa được nhắc gần nhất.

Ưu tiên không phải là làm nhiều hơn. Ưu tiên là quyết định việc nào không làm lúc này.

Tách "gấp" và "quan trọng"

Việc gấp là việc có hạn gần. Việc quan trọng là việc ảnh hưởng lớn đến mục tiêu. Hai thứ này không giống nhau:

• Trả lời một khách hỏi giá: gấp, có thể không quan trọng.
• Chuẩn bị hồ sơ dự thầu lớn tháng sau: quan trọng, chưa gấp.

Nếu chỉ chạy theo việc gấp, việc quan trọng sẽ bị dồn tới sát hạn và trở thành khủng hoảng.

Quy trình ưu tiên trong 15 phút

1. Liệt kê hết. Đưa mọi việc đang có lên một danh sách, không bỏ sót việc "trong đầu".
2. Đánh dấu hạn cứng. Việc nào có hạn không thể lùi, như lịch khách hay hạn nộp hồ sơ?
3. Hỏi tác động. Nếu việc này trễ một tuần thì điều gì xảy ra? Việc nào hậu quả lớn nhất lên đầu.
4. Chọn ba việc chính của tuần. Không phải mười, chỉ ba.
5. Thông báo thứ tự cho cả đội để ai cũng biết việc nào đi trước.

Dùng mức ưu tiên thống nhất

Nhiều đội dùng bốn mức: Khẩn, Cao, Trung bình, Thấp. Điều quan trọng là cả đội hiểu giống nhau. Chẳng hạn, "Khẩn" chỉ dành cho việc phải xử lý trong ngày và không quá một hai việc cùng lúc. Nếu một nửa danh sách là Khẩn, nhãn đó mất ý nghĩa.

Để thứ tự hiện lên trước mắt

Thứ tự ưu tiên chỉ có tác dụng khi mọi người nhìn thấy nó mỗi ngày. Trên SupaNhanh, mỗi việc có mức ưu tiên Khẩn, Cao, Trung bình hoặc Thấp, và mục "Việc của tôi" xếp việc theo hạn để mỗi người biết nên bắt đầu từ đâu. Bạn cũng có thể lọc riêng việc Khẩn để xem đội đang phải chữa cháy bao nhiêu.

Ưu tiên là một thói quen hàng tuần, không phải việc làm một lần. Mười lăm phút mỗi sáng thứ Hai sẽ giúp cả tuần của đội bớt hỗn loạn.