Ủy quyền hiệu quả: giao việc mà không buông lỏng

"Để anh làm cho nhanh." Câu này nghe hợp lý khi đang gấp. Nhưng mỗi lần nói vậy, người quản lý giữ thêm một việc và đội mất thêm một cơ hội học. Sau vài tháng, người quản lý ôm hết việc khó, còn đội chỉ làm việc đơn giản.

Ủy quyền không phải là đẩy việc đi. Đó là giao cả trách nhiệm lẫn quyền quyết định, trong giới hạn rõ ràng.

Vì sao khó ủy quyền

• Sợ người khác làm không tốt bằng mình.
• Nghĩ giải thích tốn thời gian hơn tự làm.
• Muốn giữ những việc mình thích hoặc giỏi.
• Lo mất kiểm soát.

Tất cả đều có lý, nhưng cái giá của việc không ủy quyền lớn hơn nhiều: bạn trở thành nút thắt cổ chai của cả đội.

Năm mức ủy quyền

Ủy quyền không phải chỉ có "giao hết" hoặc "giữ lại". Có năm mức:

1. Làm theo hướng dẫn: làm đúng như tôi nói.
2. Tìm hiểu và báo lại: tìm phương án, tôi quyết định.
3. Đề xuất và chờ duyệt: chọn phương án, tôi duyệt trước khi làm.
4. Làm rồi báo: tự quyết và làm, báo tôi kết quả.
5. Toàn quyền: tự quyết, tự làm, không cần báo từng việc.

Chọn mức phù hợp với năng lực của người nhận và rủi ro của việc. Nói rõ mức khi giao.

Quy trình ủy quyền

1. Chọn việc: việc lặp lại, việc giúp người khác phát triển, việc bạn không nhất thiết phải làm.
2. Chọn người: ai có kỹ năng, hoặc ai cần học kỹ năng này.
3. Giao rõ: kết quả mong đợi, hạn, mức ủy quyền, nguồn lực có thể dùng.
4. Hẹn điểm kiểm tra: không phải để soi, mà để hỗ trợ kịp lúc.
5. Ghi nhận: khi việc xong, ghi nhận công sức, kể cả khi kết quả chưa hoàn hảo.

Khi kết quả chưa đạt

Đừng lấy lại việc. Hãy cùng xem lại: hướng dẫn ban đầu có đủ rõ không, người nhận thiếu gì, lần sau cần hỗ trợ ở đâu. Lấy lại việc dạy đội rằng làm sai thì sếp sẽ làm thay.

Theo dõi mà không kiểm soát

Khi đã ủy quyền, bạn vẫn cần biết việc đang đi đến đâu, nhưng không cần hỏi mỗi ngày. Trên SupaNhanh, người được giao cập nhật trạng thái trên việc, bạn có thể bấm theo dõi để nhận thông báo khi có bình luận hay thay đổi, và chỉ lên tiếng khi việc bị chặn hoặc sắp trễ.

Người quản lý giỏi được đo bằng những gì đội làm được khi không có mặt họ.