Đội nhỏ nhưng mạnh: phân vai rõ ràng trong nhóm 5 người

Trong đội năm người, ai cũng làm mọi thứ. Điều đó linh hoạt, nhưng cũng dẫn đến hai vấn đề: có những việc hai người cùng làm, và có những việc không ai làm vì ai cũng nghĩ người khác đã lo. Đội nhỏ không cần chức danh phức tạp, nhưng cần vai trò rõ ràng.

Vai trò khác chức danh

Chức danh nói bạn là ai trong công ty. Vai trò nói bạn chịu trách nhiệm điều gì trong đội. Một người có thể giữ nhiều vai trò, và vai trò có thể thay đổi theo dự án.

Những vai trò đội nhỏ cần

1. Người điều phối. Theo dõi tiến độ chung, tổ chức họp, gỡ vướng. Thường là trưởng nhóm, nhưng không nhất thiết.

2. Đầu mối với khách hàng. Một người liên lạc chính với khách, tránh khách nhận thông tin mâu thuẫn từ nhiều người.

3. Người giữ chất lượng. Kiểm tra kết quả trước khi bàn giao, nhắc tiêu chuẩn.

4. Người giữ tài liệu. Đảm bảo tài liệu, file được lưu đúng chỗ, dễ tìm.

5. Chuyên môn chính. Mỗi người có một mảng chuyên môn mà họ là người được hỏi đầu tiên.

Cách phân vai

1. Liệt kê các vai trò đội cần.
2. Mỗi người chọn hoặc được giao một hai vai trò, dựa trên thế mạnh.
3. Viết ra và chia sẻ với cả đội, kể cả đối tác nếu liên quan.
4. Xem lại khi có người mới hoặc dự án mới.

Tránh những cái bẫy của đội nhỏ

• Người điều phối làm hết việc chuyên môn khó nhất rồi không còn thời gian điều phối.
• Mọi người cùng trả lời khách với thông tin khác nhau.
• Không ai phụ trách những việc "nhỏ" như lưu tài liệu, cập nhật tiến độ, rồi chúng tích tụ.

Làm rõ trách nhiệm ở cấp công việc

Vai trò cho biết trách nhiệm chung. Ở cấp từng việc, mỗi việc vẫn cần đúng một người làm. Trên SupaNhanh, mỗi việc có một người làm được chỉ định, đội nhỏ nhìn một danh sách là biết ai đang giữ việc gì, và gói Basic dành cho nhóm tối đa 5 người giúp đội nhỏ bắt đầu với chi phí thấp.

Đội năm người với vai trò rõ ràng có thể làm được những việc mà đội mười người thiếu tổ chức không làm nổi.