Xây dựng văn hóa trách nhiệm (accountability) trong đội

Khi dự án trễ, có hai kiểu đội. Kiểu thứ nhất bắt đầu tìm xem lỗi của ai. Kiểu thứ hai hỏi: chúng ta đã hứa gì, điều gì làm ta không giữ được lời hứa, và giờ làm gì để sửa. Kiểu thứ hai là đội có văn hóa trách nhiệm.

Trách nhiệm khác đổ lỗi

Đổ lỗi nhìn về quá khứ và tìm một người để phạt. Trách nhiệm nhìn về phía trước và tìm cách để giữ lời hứa. Đội sống trong văn hóa đổ lỗi sẽ giấu vấn đề. Đội sống trong văn hóa trách nhiệm sẽ báo vấn đề sớm.

Bốn trụ cột của văn hóa trách nhiệm

1. Cam kết rõ ràng. Không thể chịu trách nhiệm với điều mơ hồ. Mỗi việc cần một người, một kết quả, một hạn.

2. Minh bạch. Ai cũng thấy ai đang làm gì, tiến độ ra sao. Không phải để giám sát, mà để mọi người có thể hỗ trợ nhau.

3. Báo sớm được khuyến khích. Người báo "em sẽ trễ hai ngày" từ tuần trước phải được đối xử tốt hơn người im lặng đến ngày hạn.

4. Người quản lý làm gương. Khi sếp nhận lỗi của mình trước đội, đội sẽ dám nhận lỗi của họ.

Những hành động cụ thể

1. Trong mọi cuộc họp, kết thúc bằng: ai làm gì, trước khi nào.
2. Ghi lại cam kết ở nơi mọi người thấy được, không chỉ trong biên bản.
3. Khi việc trễ, hỏi "chuyện gì đã xảy ra và cần gì để xong?" thay vì "tại sao em lại để trễ?".
4. Ghi nhận công khai những người giữ lời hứa và những người báo vấn đề sớm.

Khi có người liên tục không giữ lời

Văn hóa trách nhiệm không có nghĩa là dễ dãi. Nếu một người liên tục trễ hạn mà không báo trước, hãy nói chuyện riêng, tìm nguyên nhân: quá tải, thiếu kỹ năng, hay thiếu cam kết. Mỗi nguyên nhân có cách xử lý riêng.

Hệ thống hỗ trợ văn hóa

Văn hóa được xây bằng hành vi, nhưng hệ thống giúp hành vi dễ duy trì hơn. Trên SupaNhanh, mỗi việc có đúng một người làm và một hạn, trạng thái được cập nhật công khai trong dự án, và lịch sử bình luận ghi lại những gì đã thống nhất. Không ai cần nhớ ai đã hứa gì, vì mọi thứ đã nằm trên việc.

Văn hóa trách nhiệm không hình thành trong một ngày, nhưng mỗi cam kết được giữ là một viên gạch.