Xử lý nhân viên chậm tiến độ: tìm nguyên nhân trước khi phán xét

Một nhân viên liên tục trễ hạn. Nhắc nhiều lần, tình hình không khá hơn. Người quản lý bắt đầu nghĩ "bạn này không có trách nhiệm" và cân nhắc thay người. Nhưng trước khi đi đến kết luận đó, có một câu hỏi quan trọng hơn: vì sao?

Những nguyên nhân thường gặp

• Quá tải: họ đang ôm nhiều việc hơn người khác, từ nhiều dự án.
• Không rõ yêu cầu: họ không chắc cần làm gì nên trì hoãn.
• Thiếu kỹ năng: việc vượt quá năng lực hiện tại mà ngại hỏi.
• Bị chặn: chờ người khác nhưng không báo.
• Vấn đề cá nhân: sức khỏe, gia đình ảnh hưởng đến công việc.
• Mất động lực: không thấy ý nghĩa, không được ghi nhận, hoặc đang tính nghỉ việc.

Mỗi nguyên nhân cần một cách xử lý khác nhau. Nhắc nhở chỉ có tác dụng với rất ít trường hợp.

Bước 1: xem dữ liệu trước

Trước khi nói chuyện, xem lại: bao nhiêu việc trễ, trễ bao lâu, là loại việc nào, người đó đang có tổng cộng bao nhiêu việc. Dữ liệu giúp cuộc nói chuyện dựa trên sự thật chứ không dựa trên cảm giác.

Bước 2: nói chuyện riêng, bắt đầu bằng quan sát

"Anh thấy trong tháng này có năm việc của em bị trễ, chuyện này khác với trước đây. Có chuyện gì đang xảy ra không?". Mô tả sự việc, không gắn nhãn tính cách.

Bước 3: lắng nghe nhiều hơn nói

Để nhân viên giải thích. Câu trả lời đầu tiên thường chưa phải là nguyên nhân thật. Hỏi thêm: "Còn điều gì khác không?", "Anh có thể giúp gì?".

Bước 4: cùng lập kế hoạch

Tùy nguyên nhân: giảm bớt việc, làm rõ yêu cầu, đào tạo thêm, gỡ điểm chặn, hoặc linh hoạt thời gian nếu có vấn đề cá nhân. Thống nhất mục tiêu cụ thể trong hai đến bốn tuần tới.

Bước 5: theo dõi và phản hồi

Hẹn lịch xem lại. Ghi nhận khi có tiến bộ. Nếu sau nhiều nỗ lực vẫn không cải thiện, lúc đó mới cân nhắc các bước nghiêm khắc hơn, và bạn đã có đủ cơ sở để quyết định công bằng.

Dữ liệu từ công cụ

Trên SupaNhanh, bạn lọc việc theo người làm để thấy toàn bộ việc của nhân viên đó và những việc đang quá hạn, còn biểu đồ việc theo người trên trang chủ cho biết họ có đang giữ nhiều việc hơn người khác không. Nhiều khi, chỉ nhìn số liệu là đã thấy nguyên nhân nằm ở phân việc chứ không nằm ở con người.

Xử lý chậm tiến độ đúng cách không chỉ cứu một dự án. Nó cho cả đội thấy người quản lý công bằng và đáng tin.