Xử lý việc bị chặn: quy trình gỡ vướng nhanh cho cả đội

Một việc bị chặn thường không kêu to. Người làm chờ khách gửi số liệu, chờ sếp duyệt, chờ phòng khác bàn giao. Trong lúc chờ, họ làm việc khác, và việc bị chặn nằm im trong cột "Đang làm" như thể mọi thứ vẫn ổn. Đến khi phát hiện, đã mất cả tuần.

Vì sao việc bị chặn khó thấy

• Người làm ngại báo, vì sợ bị coi là không tự xử lý được.
• Không có chỗ nào để ghi "tôi đang chờ".
• Người gây ra điểm chặn thường không biết mình đang chặn ai.

Bước 1: đặt tên cho trạng thái "Bị chặn"

Thêm một trạng thái riêng tên "Bị chặn", tách khỏi "Đang làm". Khi một việc chuyển sang trạng thái này, cả đội nhìn thấy ngay. Đây là thay đổi nhỏ nhưng tác động lớn: điểm chặn không còn trốn được nữa.

Bước 2: quy tắc nửa ngày

Thống nhất trong đội: nếu một việc không thể tiến thêm quá nửa ngày vì chờ người khác, hãy chuyển sang "Bị chặn" và ghi rõ:

1. Đang chờ ai.
2. Chờ cái gì.
3. Cần có trước khi nào để kịp hạn.

Bước 3: xử lý điểm chặn trước tiên

Trong buổi họp đứng hằng ngày, hãy nhìn cột "Bị chặn" đầu tiên. Mỗi việc bị chặn cần một hành động cụ thể trong ngày: người quản lý gọi cho khách, đẩy nhanh việc duyệt, hoặc điều chỉnh ưu tiên của phòng ban khác.

Gỡ một điểm chặn thường có giá trị hơn nhiều so với bắt đầu một việc mới.

Bước 4: tìm điểm chặn lặp lại

Nếu cùng một kiểu điểm chặn xuất hiện nhiều lần, như luôn chờ duyệt ngân sách hay luôn chờ khách gửi tài liệu, đó là vấn đề quy trình. Hãy sửa từ gốc: ủy quyền duyệt các khoản nhỏ, hoặc yêu cầu khách gửi đủ tài liệu ngay khi ký hợp đồng.

Áp dụng trên bảng Kanban

Trên bảng Kanban của SupaNhanh có sẵn cột "Bị chặn" bên cạnh Cần làm, Đang làm và Xong. Người làm kéo thẻ sang cột đó, ghi một bình luận có nhắc tên người liên quan, và người được nhắc nhận thông báo ngay. Người quản lý lọc theo trạng thái để xem tất cả việc đang bị chặn trong một cái nhìn.

Việc bị chặn không đáng sợ. Việc bị chặn mà không ai biết mới đáng sợ. Chỉ cần làm cho điểm chặn hiện ra, đội sẽ tự gỡ nhanh hơn bạn nghĩ.