Báo cáo tiến độ dự án cho lãnh đạo: ngắn, rõ và đáng tin

Có hai kiểu báo cáo tiến độ không ai muốn đọc: báo cáo liệt kê hai trăm việc kèm trạng thái, và báo cáo "mọi thứ vẫn ổn" cho đến tuần trước khi dự án trễ một tháng. Lãnh đạo cần thứ khác: biết nhanh dự án có ổn không, và nếu không thì cần họ làm gì.

Mẫu báo cáo năm phần

1. Tình trạng chung: một màu. Xanh là đúng kế hoạch. Vàng là có rủi ro nhưng đang kiểm soát. Đỏ là cần can thiệp. Đặt ngay dòng đầu.

2. Tiến độ theo mốc. Mốc nào đã đạt, mốc tiếp theo là gì, dự kiến có đạt đúng ngày không.

3. Đã làm được gì tuần này. Ba đến năm kết quả chính, không liệt kê mọi việc.

4. Vấn đề và rủi ro. Điều gì đang cản trở, đang được xử lý thế nào.

5. Cần lãnh đạo hỗ trợ. Quyết định nào cần đưa ra, nguồn lực nào cần thêm. Đây là phần quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất.

Trình bày tin xấu

Tin xấu báo sớm là thông tin. Tin xấu báo muộn là khủng hoảng. Khi dự án gặp vấn đề:

1. Nói thẳng ngay dòng đầu, không giấu ở cuối báo cáo.
2. Nêu nguyên nhân ngắn gọn.
3. Đưa ra hai hoặc ba phương án kèm hệ quả của từng phương án.
4. Đề xuất phương án bạn chọn.

Lãnh đạo tin tưởng người báo cáo trung thực hơn người báo cáo lúc nào cũng xanh.

Tần suất

• Dự án ngắn, dưới ba tháng: báo cáo hằng tuần.
• Dự án dài: hai tuần một lần, cộng báo cáo đột xuất khi có biến động lớn.

Số liệu từ công cụ, không từ trí nhớ

Báo cáo đáng tin khi số liệu lấy từ công cụ chứ không từ cảm giác. Trên SupaNhanh, trang chủ workspace cho thấy phần trăm việc đã xong của từng dự án, số việc quá hạn và việc sắp đến hạn. Bạn chụp lại hoặc chép số vào báo cáo, không phải tự đếm. Lãnh đạo cũng có thể vào xem trực tiếp khi cần.

Giữ đều đặn

Một báo cáo ngắn gửi đúng hẹn mỗi tuần có giá trị hơn báo cáo dài gửi thất thường. Khi lãnh đạo biết chắc thứ Sáu nào cũng có báo cáo, họ sẽ bớt hỏi giữa tuần, và bạn có thêm thời gian làm việc thật.