Các bên liên quan (stakeholder): xác định và giữ liên lạc đúng mức

Dự án phần mềm bán hàng chạy trơn tru suốt hai tháng. Đến ngày triển khai, trưởng phòng kho phản đối vì quy trình mới làm nhân viên kho phải nhập thêm dữ liệu, và không ai hỏi ý kiến ông từ đầu. Dự án phải dừng ba tuần để làm lại.

Người có thể làm dự án thất bại không phải lúc nào cũng ngồi trong phòng họp dự án. Họ là các bên liên quan.

Các bên liên quan là ai

Là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc có thể ảnh hưởng đến dự án:

• Người ra quyết định: giám đốc, người duyệt ngân sách.
• Người dùng kết quả: nhân viên sẽ dùng quy trình mới, khách hàng.
• Người cung cấp nguồn lực: phòng ban cho mượn người, nhà cung cấp.
• Người có thể phản đối: bộ phận bị thay đổi cách làm việc.

Bước 1: liệt kê

Trong buổi đầu dự án, liệt kê mọi cá nhân và nhóm liên quan. Hỏi thêm: "Ai sẽ ngạc nhiên nếu nghe về dự án này lần đầu vào ngày triển khai?". Đó thường là người bị bỏ sót.

Bước 2: xếp theo ảnh hưởng và mức quan tâm

• Ảnh hưởng cao, quan tâm cao: làm việc chặt chẽ, hỏi ý kiến thường xuyên.
• Ảnh hưởng cao, quan tâm thấp: báo cáo ngắn gọn, đúng lúc cần quyết định.
• Ảnh hưởng thấp, quan tâm cao: cập nhật đều để họ yên tâm.
• Ảnh hưởng thấp, quan tâm thấp: thông báo khi có thay đổi lớn.

Bước 3: kế hoạch giao tiếp

Với mỗi nhóm, quyết định: cần biết gì, khi nào, qua kênh nào, ai phụ trách liên lạc. Một bảng nhỏ bốn cột là đủ.

Bước 4: cho họ nhìn thấy tiến độ

Nhiều bên liên quan không cần báo cáo riêng nếu họ có thể tự xem tiến độ lúc cần. Nhưng cần cẩn thận: người ngoài công ty không nên thấy những dự án nội bộ khác.

Trên SupaNhanh, bạn có thể mời khách hàng hoặc đối tác vào đúng dự án với vai Khách. Họ thấy các việc, bình luận và tài liệu của dự án đó, nhưng không thấy dự án khác hay danh sách nhân sự của công ty. Người trong công ty tham gia với vai Thành viên, còn những dự án nhạy cảm có thể đặt riêng tư.

Cập nhật danh sách theo thời gian

Các bên liên quan thay đổi khi dự án tiến triển: có người mới được bổ nhiệm, có phòng ban mới bị ảnh hưởng. Xem lại danh sách ở mỗi mốc lớn.

Quản lý tốt các bên liên quan giúp dự án không chỉ xong đúng hạn, mà còn được chấp nhận khi xong.