Tài liệu dự án: lưu ở đâu, đặt tên thế nào để không thất lạc

Cuối dự án, kế toán cần bản hợp đồng có chữ ký, khách cần bản vẽ hoàn công, đội bảo hành cần danh sách thiết bị. Mỗi thứ nằm một nơi: email của người đã nghỉ việc, nhóm Zalo đã trôi mất, ổ cứng máy tính cá nhân. Mất một buổi chiều chỉ để gom tài liệu.

Tổ chức tài liệu dự án không khó, nhưng phải làm từ ngày đầu.

Phân loại tài liệu dự án

Hầu hết tài liệu dự án thuộc một trong bốn nhóm:

1. Pháp lý và tài chính: hợp đồng, phụ lục, báo giá, hóa đơn.
2. Kỹ thuật: bản vẽ, thiết kế, thông số, hồ sơ kỹ thuật.
3. Quản lý: kế hoạch, biên bản họp, báo cáo tiến độ.
4. Bàn giao: biên bản nghiệm thu, hướng dẫn sử dụng, bảo hành.

Nguyên tắc 1: tài liệu gắn với công việc

Thay vì một cây thư mục phức tạp, hãy đính kèm tài liệu vào đúng việc mà nó phục vụ. Bản vẽ điện gắn vào việc thi công điện, hợp đồng nhà cung cấp gắn vào việc ký hợp đồng. Người làm việc đó không phải đi tìm.

Nguyên tắc 2: tài liệu chung có chỗ cố định

Những tài liệu dùng cho cả dự án, như hợp đồng chính hay kế hoạch tổng thể, nên nằm ở một việc cố định đầu dự án, ví dụ "Hồ sơ chung", để ai cũng biết chỗ tìm.

Nguyên tắc 3: đặt tên có ngày và nội dung

Công thức gợi ý: loại tài liệu, đối tượng, ngày. Ví dụ: "hop-dong-go-an-phat-2026-09-20.pdf", "ban-ve-dien-tang-2-2026-10-02.pdf". Tránh "final", "cuối", "mới nhất".

Nguyên tắc 4: không lưu tài liệu công việc ở chat cá nhân

File gửi qua chat cá nhân chỉ hai người thấy và sẽ trôi mất. Quy ước với đội: file công việc phải được đính kèm vào việc, chat chỉ để báo "đã đính kèm".

Nguyên tắc 5: sao lưu và quyền truy cập

Tài liệu dự án là tài sản của công ty. Nó phải được sao lưu định kỳ và chỉ những người liên quan mới được xem, đặc biệt khi có đối tác bên ngoài cùng tham gia.

Tài liệu trong SupaNhanh

Mỗi việc trên SupaNhanh nhận tệp đính kèm tới 20 MB: ảnh, PDF, Word, Excel, PowerPoint. Tab Tài liệu của dự án gom mọi tệp đã đính kèm để tìm nhanh. Tệp chỉ tải được khi người tải có quyền xem dự án, và dữ liệu được sao lưu hằng đêm.

Khi tài liệu có chỗ ở rõ ràng từ ngày đầu, ngày kết thúc dự án sẽ không còn là buổi đi tìm file.