Quản lý rủi ro dự án đơn giản cho đội nhỏ

Các đội nhỏ thường nghĩ quản lý rủi ro là việc của tập đoàn lớn với những bảng tính dày đặc. Nhưng chính đội nhỏ mới là nơi rủi ro gây hậu quả nặng nhất: một người nghỉ ốm, một nhà cung cấp giao trễ có thể làm cả dự án đứng lại.

Tin tốt là quản lý rủi ro cho đội nhỏ chỉ cần một buổi họp 30 phút và một danh sách ngắn.

Bước 1: liệt kê điều có thể sai (10 phút)

Cả đội cùng trả lời câu hỏi: "Điều gì có thể khiến dự án trễ, vượt ngân sách hoặc không đạt kết quả?". Ghi hết, chưa đánh giá. Một số nhóm rủi ro hay gặp:

• Con người: người chủ chốt nghỉ, thiếu người có kỹ năng cần thiết.
• Bên ngoài: nhà cung cấp chậm, khách duyệt muộn, thời tiết.
• Yêu cầu: khách đổi ý, phạm vi phình ra.
• Kỹ thuật: công nghệ mới chưa ai dùng, thiết bị hỏng.

Bước 2: chấm điểm nhanh (10 phút)

Với mỗi rủi ro, chấm hai điểm từ 1 đến 3:

1. Khả năng xảy ra: thấp, trung bình, cao.
2. Mức độ ảnh hưởng: nhỏ, vừa, lớn.

Nhân hai điểm lại. Rủi ro có điểm từ 6 trở lên là rủi ro cần hành động.

Bước 3: chuẩn bị ứng phó (10 phút)

Với mỗi rủi ro điểm cao, chọn một trong bốn cách:

• Tránh: thay đổi kế hoạch để rủi ro không xảy ra, như chọn nhà cung cấp khác.
• Giảm: làm rủi ro ít khả năng xảy ra hơn, như đặt hàng sớm hơn hai tuần.
• Chuyển: để bên khác gánh, như điều khoản phạt chậm giao hàng trong hợp đồng.
• Chấp nhận: biết rủi ro tồn tại và chuẩn bị phương án dự phòng.

Theo dõi trong suốt dự án

Danh sách rủi ro không phải làm một lần. Mỗi hai tuần, dành năm phút trong buổi họp để hỏi:

• Rủi ro nào đã qua?
• Rủi ro nào đang tăng lên?
• Có rủi ro mới nào xuất hiện?

Ghi rủi ro ở đâu

Đơn giản nhất là ghi vào mô tả dự án hoặc tạo một nhóm việc "Rủi ro và dự phòng", trong đó mỗi hành động ứng phó là một việc. Trên SupaNhanh, những việc này có người làm, có hạn và được nhắc tự động như mọi việc khác, nên kế hoạch dự phòng không bị quên sau buổi họp.

Quản lý rủi ro không phải để bi quan. Nó giúp đội bình tĩnh khi sự cố xảy ra, vì đã nghĩ trước phải làm gì.