Biểu đồ Gantt là gì và khi nào nên dùng cho dự án của bạn

Nếu bạn từng thấy một bảng có các thanh ngang dài ngắn khác nhau trải trên các cột ngày tháng, đó chính là biểu đồ Gantt. Nó được dùng từ hơn một thế kỷ trước và đến nay vẫn là cách phổ biến nhất để nhìn lịch của một dự án.

Cách đọc biểu đồ Gantt

• Mỗi dòng là một công việc.
• Trục ngang là thời gian, thường theo ngày hoặc tuần.
• Mỗi thanh ngang bắt đầu ở ngày bắt đầu và kết thúc ở ngày hết hạn của việc.
• Thanh dài là việc kéo dài, thanh ngắn là việc làm nhanh.

Chỉ cần nhìn, bạn thấy việc nào chạy song song, việc nào nối tiếp, và giai đoạn nào đang dồn nhiều việc nhất.

Gantt mạnh nhất khi nào

• Dự án có thứ tự rõ ràng: xây dựng, sự kiện, triển khai hệ thống, nơi việc sau thường phải chờ việc trước.
• Cần thống nhất lịch với khách hàng hoặc lãnh đạo: một hình ảnh Gantt dễ hiểu hơn danh sách hàng trăm dòng.
• Cần phát hiện chồng chéo: một người có ba việc lớn cùng tuần sẽ hiện ra ngay.
• Cần dời lịch: khi một việc trễ, bạn thấy những việc nào nằm sau nó cần điều chỉnh theo.

Khi Gantt không phải lựa chọn tốt

• Công việc lặp đi lặp lại không có ngày bắt đầu rõ ràng, như xử lý yêu cầu khách hàng. Bảng Kanban hợp hơn.
• Dự án thay đổi liên tục từng ngày: cập nhật Gantt sẽ tốn nhiều công hơn giá trị nó mang lại.
• Đội rất nhỏ với vài việc: một danh sách là đủ.

Dùng Gantt hằng tuần

1. Đầu tuần, mở Gantt để xem những việc sẽ bắt đầu và kết thúc trong tuần.
2. Tìm những thanh đã quá ngày hôm nay mà chưa xong: đó là việc đang trễ.
3. Kéo dời những việc bị ảnh hưởng và báo cho người làm.

Gantt không nên là công cụ riêng

Một lỗi phổ biến là vẽ Gantt trong một phần mềm riêng hoặc Excel, tách khỏi danh sách việc thật. Hai nơi sẽ sớm lệch nhau. Trên SupaNhanh, Gantt chỉ là một cách xem khác của cùng dữ liệu dự án: kéo thanh để dời lịch, kéo mép thanh để đổi hạn, và danh sách, bảng Kanban cũng cập nhật theo.

Gantt là tấm bản đồ thời gian của dự án. Dùng đúng lúc, nó giúp bạn nhìn thấy những điều mà danh sách dài không bao giờ cho thấy.