Khởi động dự án: tổ chức buổi kickoff hiệu quả trong 60 phút

Nhiều dự án bắt đầu bằng một tin nhắn: "Mình bắt đầu dự án X nhé mọi người". Hai tuần sau, người này nghĩ mục tiêu là A, người kia nghĩ là B, và không ai chắc ai phụ trách phần nào. Một buổi kickoff 60 phút có thể tránh được tất cả những hiểu lầm đó.

Chuẩn bị trước buổi kickoff

Người quản lý dự án chuẩn bị:

• Kế hoạch dự án một trang: mục tiêu, phạm vi, mốc, rủi ro.
• Danh sách thành viên và vai trò dự kiến.
• Dự án đã tạo sẵn trong công cụ quản lý, có các nhóm việc chính.

Gửi tài liệu trước một ngày để mọi người đọc trước.

Chương trình 60 phút

Phút 0 đến 10: vì sao có dự án này. Người đề xuất hoặc lãnh đạo giải thích bối cảnh và mục tiêu. Mọi người cần hiểu dự án quan trọng thế nào.

Phút 10 đến 20: phạm vi. Đi qua những gì dự án làm và không làm. Đây là lúc để hỏi và tranh luận.

Phút 20 đến 30: lịch và mốc. Các giai đoạn chính, mốc quan trọng, ngày kết thúc.

Phút 30 đến 40: ai làm gì. Vai trò của từng người, ai là đầu mối với khách hàng, ai là người quyết định cuối cùng.

Phút 40 đến 50: cách làm việc cùng nhau. Họp khi nào, trao đổi ở đâu, cập nhật tiến độ thế nào, báo vướng ra sao.

Phút 50 đến 60: hỏi đáp và bước tiếp theo. Mỗi người rời phòng họp biết việc đầu tiên mình cần làm.

Sau buổi kickoff

1. Gửi tóm tắt các quyết định trong vòng 24 giờ.
2. Tạo các việc đầu tiên với người làm và hạn cụ thể.
3. Mời mọi người vào dự án trong công cụ quản lý, kể cả đối tác bên ngoài nếu có.

Kickoff với đối tác và khách hàng

Nếu dự án có người ngoài công ty, như nhà thầu hay khách hàng, hãy tổ chức một buổi kickoff riêng với họ, tập trung vào phạm vi, mốc và cách phối hợp. Những thảo luận nội bộ về ngân sách hay nhân sự nên để ở buổi riêng của đội.

Trên SupaNhanh, bạn có thể mời đối tác vào đúng dự án đó với vai Khách bằng link hoặc mã mời gửi qua Zalo. Họ chỉ thấy dự án được mời, không thấy các dự án nội bộ khác.

Một giờ kickoff tiết kiệm được nhiều tuần hiểu lầm. Đó là cuộc họp đáng giá nhất của cả dự án.