Checklist nghiệm thu dự án: không bỏ sót trước khi bàn giao

Ngày nghiệm thu, khách đi một vòng, gật đầu, ký biên bản. Hai tuần sau, khách gọi: thiếu bản vẽ hoàn công, một hạng mục chưa đúng màu, hóa đơn chưa xuất. Dự án tưởng đã xong lại kéo dài thêm một tháng.

Nghiệm thu tốt không phải là buổi đi xem cho có, mà là một danh sách kiểm tra đầy đủ.

Trước ngày nghiệm thu: tự kiểm tra nội bộ

Đội dự án tự nghiệm thu trước khi mời khách. Mọi lỗi tự phát hiện đều rẻ hơn lỗi khách phát hiện.

Kết quả bàn giao

• Mọi hạng mục trong phạm vi đã hoàn thành.
• Những yêu cầu thay đổi đã duyệt cũng đã hoàn thành.
• Chất lượng đạt tiêu chí đã thống nhất.

Tài liệu

• Hướng dẫn sử dụng, vận hành.
• Bản vẽ hoặc hồ sơ hoàn công nếu có.
• Danh sách thiết bị, thông tin bảo hành.

Hành chính

• Biên bản nghiệm thu soạn sẵn.
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán các đợt.

Trong buổi nghiệm thu

1. Đi qua từng hạng mục theo danh sách, không đi theo cảm hứng.
2. Ghi lại mọi điểm khách chưa hài lòng, dù nhỏ.
3. Phân loại: lỗi phải sửa trước khi ký, và điểm có thể sửa sau khi ký.
4. Thống nhất hạn sửa cho từng điểm.

Sau buổi nghiệm thu

• Mỗi điểm cần sửa trở thành một việc có người làm và hạn.
• Khi sửa xong, chụp ảnh và gửi khách xác nhận.
• Ký biên bản khi các điểm bắt buộc đã xong.

Mẫu checklist tái sử dụng

Hãy lưu checklist này thành mẫu cho các dự án sau, bổ sung thêm những mục riêng của ngành bạn. Mỗi lần nghiệm thu phát hiện một điểm bị bỏ sót, thêm nó vào mẫu.

Làm nghiệm thu trong công cụ

Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo một việc "Nghiệm thu" với các việc con là từng mục kiểm tra, tick xong từng mục, và đính kèm ảnh hiện trạng trực tiếp vào việc. Những điểm khách yêu cầu sửa được tạo thành việc riêng với người làm và hạn. Nếu khách được mời vào dự án với vai Khách, họ tự theo dõi việc sửa chữa mà không cần gọi điện hỏi.

Một buổi nghiệm thu kỹ lưỡng giúp dự án kết thúc gọn, và khách hàng nhớ đến bạn như một đơn vị làm việc chuyên nghiệp.