Phạm vi dự án: cách chống "phình phạm vi" âm thầm

Dự án ban đầu là làm website năm trang. Rồi khách hỏi thêm một trang tin tức. Rồi thêm bản tiếng Anh. Rồi "làm luôn cái form đăng ký nhé, đơn giản thôi". Mỗi yêu cầu đều nhỏ, nhưng cộng lại thì dự án dài gấp đôi, và hạn chót vẫn giữ nguyên.

Hiện tượng này gọi là phình phạm vi. Nó hiếm khi đến từ một yêu cầu lớn, mà từ rất nhiều yêu cầu nhỏ không ai ghi lại.

Vì sao phạm vi phình ra

• Phạm vi ban đầu không được viết rõ.
• Không có quy trình tiếp nhận yêu cầu mới.
• Người làm ngại từ chối, nhất là với khách hàng hay cấp trên.
• Mỗi yêu cầu nhỏ không bị coi là thay đổi, nên không ai điều chỉnh hạn và chi phí.

Bước 1: viết phạm vi có cả phần "không làm"

Liệt kê những gì dự án bàn giao, càng cụ thể càng tốt. Rồi liệt kê những thứ không thuộc dự án. Phần này là tấm khiên khi có yêu cầu phát sinh: "Theo phạm vi đã thống nhất, phần này nằm ngoài dự án".

Bước 2: mọi yêu cầu mới đều được ghi lại

Không có yêu cầu nào "nhỏ đến mức không cần ghi". Mỗi yêu cầu phát sinh thành một việc riêng, gắn nhãn hoặc đưa vào nhóm "Yêu cầu phát sinh", chưa làm vội.

Bước 3: đánh giá tác động

Với mỗi yêu cầu, trả lời ba câu:

1. Mất thêm bao nhiêu thời gian?
2. Có làm lùi mốc nào không?
3. Có phát sinh chi phí không?

Bước 4: quyết định có ý thức

Có ba lựa chọn cho mỗi yêu cầu phát sinh:

• Nhận và điều chỉnh hạn hoặc chi phí.
• Đổi chỗ: nhận yêu cầu mới, bỏ bớt một hạng mục ít quan trọng hơn.
• Để giai đoạn sau: ghi lại cho dự án tiếp theo.

Điều quan trọng là quyết định được đưa ra rõ ràng, không lặng lẽ nhận thêm việc.

Giữ phạm vi trước mắt cả đội

Phạm vi nên nằm ở chỗ ai cũng thấy, không chỉ trong hợp đồng. Trên SupaNhanh, bạn có thể ghi phạm vi vào mô tả dự án và tạo một nhóm việc riêng cho yêu cầu phát sinh. Nhìn vào là biết dự án đã nhận thêm bao nhiêu việc so với ban đầu, và đó là con số rất đáng mang ra khi thương lượng lại hạn.

Phạm vi rõ ràng không làm bạn cứng nhắc. Nó giúp mọi thay đổi được đưa ra có ý thức thay vì âm thầm tích tụ.