Dự án trễ hạn: 6 bước cứu vãn trước khi quá muộn

Còn ba tuần đến ngày bàn giao, và bạn nhận ra dự án đang chậm ít nhất hai tuần. Phản xạ đầu tiên thường là yêu cầu cả đội làm thêm giờ. Đôi khi điều đó giúp được, nhưng thường nó chỉ làm đội kiệt sức và sai sót nhiều hơn.

Cứu một dự án trễ hạn cần nhiều hơn là chạy nhanh hơn.

Bước 1: dừng lại và đo thực tế

Trước khi hành động, hãy biết chính xác dự án đang ở đâu. Liệt kê những gì đã xong, đang làm và chưa bắt đầu. Ước lượng lại phần còn lại cùng những người sẽ làm. Con số này thường tệ hơn bạn nghĩ, và đó là điều tốt, vì giờ bạn có dữ liệu thật.

Bước 2: tìm nguyên nhân chính

Dự án trễ vì đâu? Phạm vi phình ra, ước lượng quá lạc quan, thiếu người, hay bị chặn bởi bên ngoài? Nguyên nhân quyết định cách chữa. Thêm người vào một dự án đang bị chặn bởi khách duyệt chậm sẽ không giúp gì.

Bước 3: cắt giảm phạm vi

Đây là đòn bẩy mạnh nhất và hay bị bỏ qua nhất. Hỏi: phần nào thật sự bắt buộc cho ngày bàn giao, phần nào có thể giao sau? Chia sản phẩm bàn giao thành hai đợt thường cứu được hạn chót quan trọng nhất.

Bước 4: sắp xếp lại và tập trung

• Dừng mọi việc không thuộc phần bắt buộc.
• Dồn người vào những việc trên chuỗi quyết định ngày kết thúc.
• Giảm số việc song song của mỗi người.

Bước 5: nói thật với các bên liên quan

Báo cho khách hàng và lãnh đạo ngay khi có đánh giá thực tế, kèm phương án. Họ có thể chấp nhận bàn giao từng phần, lùi một mốc ít quan trọng, hay bổ sung nguồn lực. Họ không thể giúp nếu không biết.

Bước 6: theo dõi hằng ngày cho đến khi về đích

Trong giai đoạn cứu dự án, chuyển sang nhịp họp đứng 15 phút mỗi ngày, chỉ nói ba điều: xong gì, làm gì hôm nay, đang vướng gì. Mọi thay đổi được cập nhật ngay vào kế hoạch.

Công cụ trong lúc khẩn cấp

Khi dự án đang chạy nước rút, mọi người cần nhìn cùng một thứ tự ưu tiên. Trên SupaNhanh, bạn gắn mức Khẩn cho các việc bắt buộc, chuyển những việc để sau vào một nhóm riêng, và dùng bảng Kanban trong buổi họp đứng mỗi sáng để thấy ngay việc nào đang bị chặn.

Sau khi vượt qua

Khi dự án đã về đích, đừng quên tổng kết. Những dự án từng trễ là nguồn bài học quý nhất cho các dự án sau.