Danh sách việc cá nhân hiệu quả: không dài, không rối, luôn dùng được

Nhiều người bắt đầu danh sách việc với đầy hứng khởi. Hai tuần sau, danh sách dài đến năm mươi dòng, trộn lẫn việc gấp và việc "một ngày nào đó", và họ không còn muốn mở ra nữa. Vấn đề không phải là danh sách, mà là cách dùng nó.

Danh sách việc tốt có ba đặc điểm

1. Đầy đủ: mọi việc bạn cam kết đều nằm ở đó, không nằm trong đầu.
2. Rõ ràng: mỗi việc là một hành động cụ thể, có hạn khi cần.
3. Nhìn được ngay việc tiếp theo: bạn không phải suy nghĩ lâu để chọn việc.

Tách việc của bạn và việc của đội

Nhiều người giữ lẫn lộn việc cá nhân và việc được giao từ đội trong cùng một danh sách riêng. Kết quả là đội không thấy những việc bạn đang làm, và bạn phải cập nhật hai nơi.

• Việc thuộc dự án của đội: nằm trong công cụ chung, có người làm là bạn.
• Việc cá nhân, nhắc nhở riêng: có thể ở một danh sách riêng, hoặc cũng trong công cụ chung nếu công cụ cho phép.

Viết việc thành hành động

"Hợp đồng An Phát" không phải là một việc, nó là một chủ đề. "Gửi dự thảo hợp đồng cho An Phát" mới là việc. Khi mỗi dòng bắt đầu bằng động từ, bạn biết ngay phải làm gì.

Giữ danh sách ngắn

• Việc có hạn và việc "để sau" tách riêng. Danh sách hằng ngày chỉ nên có những việc thực sự cần làm sớm.
• Xóa không thương tiếc những việc đã không còn ý nghĩa.
• Gom việc nhỏ thành một việc nếu chúng thuộc cùng một chủ đề.

Xem lại mỗi ngày, dọn mỗi tuần

• Mỗi sáng: nhìn danh sách, chọn ba việc chính.
• Mỗi tối: đánh dấu xong, thêm việc mới.
• Mỗi tuần: dọn dẹp, xóa việc cũ, cập nhật hạn.

Một danh sách cho mọi dự án

Người tham gia nhiều dự án thường có việc rải rác ở nhiều nơi. Trên SupaNhanh, mục "Việc của tôi" gom tất cả việc được giao cho bạn từ mọi dự án trong workspace, xếp theo hạn, tách riêng việc quá hạn. Bạn chỉ cần mở một màn hình để biết mọi thứ mình cần làm.

Danh sách việc tốt không phải danh sách đẹp nhất, mà là danh sách bạn tin tưởng và mở ra mỗi ngày.