Làm việc khi đi công tác: giữ tiến độ mà không kiệt sức

Ba ngày công tác ở Đà Nẵng: gặp đối tác, khảo sát công trình, dự hội thảo. Buổi tối, bạn mở máy tính và thấy hàng chục tin nhắn từ văn phòng: câu hỏi chờ trả lời, việc chờ duyệt, một khách hàng đang sốt ruột. Bạn thức đến nửa đêm để xử lý, và hôm sau gặp đối tác trong trạng thái mệt mỏi.

Chuẩn bị trước chuyến đi

Rà soát việc đang giữ:

• Việc nào phải xong trước khi đi?
• Việc nào tạm dừng được?
• Việc nào cần người khác xử lý thay?

Ủy quyền rõ ràng: giao cho đồng nghiệp những quyết định họ có thể tự đưa ra trong thời gian bạn vắng.

Thông báo cho đội: lịch trình, giờ có thể liên lạc, việc gì gấp thì gọi điện.

Trong chuyến đi

1. Dành thời gian cố định mỗi ngày để xử lý việc văn phòng, ví dụ 30 phút buổi sáng và 30 phút buổi tối.
2. Tập trung vào việc của chuyến đi trong phần còn lại của ngày.
3. Ghi lại ngay những việc phát sinh từ các cuộc gặp, kèm người làm và hạn.
4. Dùng điện thoại cho những việc nhanh: duyệt, trả lời, đánh dấu xong.

Việc phát sinh từ chuyến đi

Mỗi cuộc gặp đối tác, khảo sát công trình đều sinh ra việc cần làm. Nếu chỉ ghi vào sổ tay rồi đợi về văn phòng mới xử lý, nhiều việc sẽ bị quên hoặc chậm. Tạo việc ngay trong ngày, giao cho người ở văn phòng làm luôn.

Sau chuyến đi

• Dành nửa ngày đầu tiên để cập nhật và xử lý việc tồn.
• Nhận lại những việc đã ủy quyền, cảm ơn người hỗ trợ.
• Tổng kết chuyến đi: kết quả, việc cần theo dõi tiếp.

Làm việc trên điện thoại

Công cụ quản lý công việc phải dùng tốt trên điện thoại khi bạn ở xa. Trên SupaNhanh cài lên màn hình chính điện thoại, bạn xem việc của đội, trả lời bình luận, giao việc mới và đính kèm ảnh khảo sát ngay tại chỗ. Đội ở văn phòng thấy cập nhật ngay, không cần chờ bạn về.

Đi công tác hiệu quả không phải là làm việc gấp đôi, mà là chuẩn bị để đội vẫn vận hành khi bạn tập trung cho chuyến đi.