Lập kế hoạch tuần trong 30 phút để không bị tuần mới cuốn đi

Kế hoạch ngày giúp bạn biết hôm nay làm gì. Nhưng những việc quan trọng thường cần nhiều ngày, và nếu chỉ nhìn từng ngày, chúng sẽ bị những việc gấp hằng ngày đẩy lùi mãi. Kế hoạch tuần là tầm nhìn vừa đủ xa để việc quan trọng có chỗ đứng.

Khi nào lập kế hoạch tuần

Hai thời điểm phổ biến:

• Chiều thứ Sáu: khi tuần cũ vừa kết thúc, mọi thứ còn nhớ rõ, và cuối tuần được nghỉ ngơi trọn vẹn vì tuần sau đã có kế hoạch.
• Sáng thứ Hai: trước khi mở tin nhắn, bắt đầu tuần với kế hoạch trong tay.

Chọn một thời điểm và giữ cố định.

Quy trình 30 phút

10 phút: nhìn lại tuần cũ.

• Việc gì đã xong?
• Việc gì chưa xong, vì sao?
• Điều gì cần làm khác đi?

10 phút: xác định việc tuần mới.

• Việc có hạn trong tuần tới.
• Việc tồn từ tuần trước.
• Việc quan trọng nhưng chưa gấp, cần bắt đầu.

10 phút: chọn và sắp xếp.

1. Chọn ba việc quan trọng nhất của tuần.
2. Xem lịch họp, tìm khoảng trống cho ba việc này.
3. Chia việc lớn thành các phần nhỏ cho từng ngày.

Ba việc quan trọng nhất

Đây là trái tim của kế hoạch tuần. Nếu cuối tuần chỉ làm được ba việc này, tuần đó vẫn thành công. Chọn chúng dựa trên tác động, không phải độ gấp.

Kế hoạch phải linh hoạt

Kế hoạch tuần không phải hợp đồng. Sự cố sẽ xảy ra, yêu cầu mới sẽ đến. Khi đó, quay lại kế hoạch và quyết định: việc mới có quan trọng hơn ba việc chính không? Nếu có, điều chỉnh. Nếu không, xếp vào tuần sau.

Dùng dữ liệu thay vì trí nhớ

Nhìn lại tuần cũ và xác định việc tuần mới sẽ nhanh hơn nhiều khi mọi việc đã nằm trong một công cụ. Trên SupaNhanh, mục "Việc của tôi" chia việc thành đã xong, sắp tới và quá hạn. Bạn nhìn một màn hình là biết tuần qua làm được gì và tuần tới có gì, còn Gantt giúp thấy việc lớn nào cần bắt đầu từ tuần này.

Ba mươi phút lập kế hoạch có thể tiết kiệm hàng giờ loay hoay trong tuần. Đó là cuộc hẹn quan trọng nhất bạn có với chính mình.