Mức độ ưu tiên: định nghĩa Khẩn, Cao, Trung bình, Thấp cho cả đội

Một đội dùng nhãn ưu tiên được ba tháng, rồi nhận ra 60% số việc đang gắn nhãn "Khẩn". Lúc đó nhãn "Khẩn" không còn nói lên điều gì nữa. Người làm chọn việc theo cảm tính, và việc thật sự khẩn cấp lại bị lẫn giữa những việc chỉ khẩn trong mắt người giao.

Vấn đề không phải là nhãn ưu tiên vô dụng, mà là cả đội chưa có chung một định nghĩa.

Bốn mức ưu tiên, định nghĩa cụ thể

Khẩn: phải xử lý trong ngày, và nếu không xử lý sẽ gây thiệt hại rõ ràng, như mất khách, dừng thi công hay vi phạm hợp đồng. Người làm được phép gác việc khác để làm việc này.

Cao: quan trọng với mục tiêu tuần hoặc tháng, có hạn trong vài ngày tới. Làm sau việc Khẩn, trước mọi việc khác.

Trung bình: việc bình thường trong kế hoạch, có hạn nhưng không gấp. Đây nên là mức phổ biến nhất.

Thấp: nên làm nhưng có thể lùi được, như cải tiến nhỏ hay việc "khi rảnh".

Quy tắc giới hạn

Định nghĩa thôi chưa đủ. Cần thêm quy tắc để giữ nhãn có ý nghĩa:

1. Mỗi người không quá một hai việc Khẩn cùng lúc.
2. Gắn nhãn Khẩn phải kèm một câu giải thích vì sao.
3. Việc Khẩn quá một ngày chưa xong thì người quản lý phải biết.

Ai được đặt mức ưu tiên?

Người giao việc đề xuất mức ưu tiên, nhưng người làm có quyền hỏi lại khi thấy không hợp lý, nhất là khi họ đang có nhiều việc cùng mức. Người quản lý là người quyết định cuối cùng khi có xung đột.

Kiểm tra định kỳ

Cuối mỗi tuần, lướt qua phân bổ ưu tiên của đội:

• Việc Khẩn chiếm bao nhiêu phần? Nếu nhiều hơn một phần mười, có lẽ đội đang chữa cháy quá nhiều.
• Có việc Thấp nào nằm quá lâu? Có thể xóa hoặc chuyển vào danh sách để sau.

Áp dụng trong công cụ

Trên SupaNhanh, mỗi việc có sẵn bốn mức Khẩn, Cao, Trung bình, Thấp với màu khác nhau để nhìn là nhận ra, và bạn có thể lọc danh sách theo mức ưu tiên. Hãy ghim bảng định nghĩa ở trên vào mô tả dự án để người mới cũng hiểu giống cả đội.

Khi mỗi nhãn ưu tiên có nghĩa, cả đội tự sắp xếp được công việc mà không cần hỏi. Đọc thêm về cách ưu tiên khi mọi thứ đều gấp.