Đo lường thành công của dự án: hơn cả đúng hạn và đúng ngân sách

Một công ty triển khai phần mềm quản lý kho đúng hạn và đúng ngân sách. Nửa năm sau, nhân viên kho vẫn ghi sổ tay vì phần mềm khó dùng. Theo tiêu chí truyền thống, dự án thành công. Theo thực tế, nó thất bại.

Đúng hạn và đúng ngân sách là cần, nhưng chưa đủ.

Ba lớp đo lường

Lớp 1: thực hiện dự án

• Hoàn thành đúng hạn so với kế hoạch đã duyệt.
• Chi phí so với ngân sách.
• Phạm vi: bàn giao đủ những gì đã cam kết.

Lớp 2: chất lượng kết quả

• Kết quả đạt các tiêu chí kỹ thuật đã thống nhất.
• Số lỗi hoặc điểm phải sửa sau bàn giao.
• Mức độ hài lòng của khách hàng hoặc người dùng.

Lớp 3: giá trị mang lại

• Mục tiêu kinh doanh ban đầu có đạt không: doanh thu tăng, thời gian xử lý giảm, khách hàng mới.
• Kết quả có được dùng thực tế không.

Lớp 3 thường chỉ đo được vài tháng sau khi dự án kết thúc, và vì thế hay bị quên.

Đặt tiêu chí ngay từ đầu

Tiêu chí thành công phải được thống nhất trong buổi khởi động, không phải lúc tổng kết. Nếu đợi đến cuối, mọi người sẽ chọn những tiêu chí có lợi cho mình.

Một câu hỏi hữu ích: "Sáu tháng sau khi dự án xong, điều gì phải xảy ra để chúng ta nói dự án này đáng làm?".

Đo trong lúc làm, không chỉ lúc xong

Một số chỉ số nên được theo dõi trong suốt dự án để kịp điều chỉnh:

1. Tỷ lệ việc hoàn thành so với kế hoạch.
2. Số việc quá hạn.
3. Số yêu cầu thay đổi đã nhận.

Hẹn ngày đo giá trị

Tạo sẵn một việc "Đánh giá kết quả sau 3 tháng" với hạn cụ thể ngay khi đóng dự án. Nếu không, lớp đo lường quan trọng nhất sẽ không bao giờ được làm.

Số liệu từ công cụ

Trên SupaNhanh, trang chủ cho biết phần trăm việc hoàn thành và việc quá hạn của từng dự án trong lúc thực hiện. Việc đánh giá sau dự án có thể được tạo trước với hạn cụ thể, và hệ thống sẽ nhắc người phụ trách khi đến ngày.

Thành công thật sự của một dự án được đo bằng những gì thay đổi sau khi nó kết thúc.