Quản lý dự án nội bộ khác dự án cho khách hàng ở điểm nào

Ở hầu hết công ty dịch vụ, dự án cho khách luôn được ưu tiên. Điều đó hợp lý, vì khách trả tiền. Nhưng hệ quả là dự án nội bộ, như chuẩn hóa quy trình, làm website công ty hay đào tạo nhân viên, bị gác lại tháng này qua tháng khác. Chúng không có ai thúc, không có hạn cứng, và luôn thua mọi việc khác khi so ưu tiên.

Những khác biệt chính

Người thúc đẩy. Dự án khách hàng có khách hỏi tiến độ. Dự án nội bộ chỉ có sếp, và sếp thường bận.

Hạn chót. Hạn của khách gắn với hợp đồng và uy tín. Hạn nội bộ dễ dời mà không ai phàn nàn.

Phạm vi. Khách hàng có hợp đồng giới hạn phạm vi. Dự án nội bộ dễ phình ra vì ai cũng có ý tưởng muốn thêm vào.

Nguồn lực. Dự án khách có người được phân công. Dự án nội bộ thường là việc làm "khi rảnh".

Đối xử với dự án nội bộ như dự án khách hàng

1. Có một người chủ dự án với thời gian dành riêng, không phải "ai rảnh thì làm".
2. Có hạn chót thật, gắn với một sự kiện: trước kỳ tuyển dụng mùa cao điểm, trước khi mở chi nhánh mới.
3. Có phạm vi rõ ràng, viết ra và được duyệt như với khách.
4. Có mốc và báo cáo, dù chỉ là báo cáo ngắn trong buổi họp tuần.

Bảo vệ thời gian cho dự án nội bộ

Cách hiệu quả nhất là dành cố định một phần thời gian, ví dụ chiều thứ Sáu mỗi tuần, cho dự án nội bộ. Trong khung giờ đó, việc khách hàng chỉ được xen vào khi thật sự khẩn cấp.

Tách biệt nhưng cùng một chỗ

Dự án nội bộ và dự án khách hàng nên nằm trong cùng một công cụ để người quản lý thấy toàn cảnh khối lượng việc. Nhưng thông tin nội bộ không nên lộ ra với khách.

Trên SupaNhanh, mọi dự án nằm trong cùng workspace. Dự án nội bộ nhạy cảm có thể đặt riêng tư để chỉ người được thêm vào mới thấy. Khách hàng tham gia với vai Khách chỉ thấy dự án của họ, không bao giờ thấy dự án nội bộ.

Dự án nội bộ thường là những khoản đầu tư giúp công ty lớn lên. Chúng xứng đáng được quản lý nghiêm túc như bất kỳ hợp đồng nào.