Giảm đa nhiệm: làm một việc tại một thời điểm để xong nhanh hơn

Vừa soạn báo giá, vừa trả lời tin nhắn khách, vừa nghe một cuộc họp trực tuyến. Cảm giác thật năng suất: ba việc cùng lúc. Nhưng cuối buổi, báo giá có lỗi, tin nhắn trả lời thiếu ý, và bạn không nhớ cuộc họp đã quyết định gì.

Đa nhiệm thật ra là chuyển đổi liên tục

Bộ não không thực sự làm hai việc cần suy nghĩ cùng lúc. Nó chuyển qua chuyển lại rất nhanh giữa các việc. Mỗi lần chuyển, cần một chút thời gian để nhớ lại mình đang làm gì, đang ở đâu. Những khoảng nhỏ ấy cộng lại thành rất nhiều thời gian mất đi, cùng với nhiều lỗi hơn.

Đa nhiệm ở cấp công việc

Đa nhiệm không chỉ là làm hai việc trong cùng một phút. Nó còn là giữ mười việc cùng dở dang:

• Mỗi việc tiến một chút, không việc nào xong.
• Người khác chờ kết quả của bạn phải chờ lâu hơn.
• Bạn luôn có cảm giác quá tải vì quá nhiều việc đang mở.

Làm xong ba việc tốt hơn làm dở mười việc.

Cách chuyển sang làm từng việc một

1. Chọn một việc cho mỗi khoảng thời gian. Trong 45 phút tới, chỉ làm báo giá.

2. Đóng mọi thứ không liên quan. Tab trình duyệt, ứng dụng chat, tài liệu khác.

3. Ghi lại ý nghĩ chen ngang. Nảy ra việc khác thì ghi nhanh vào danh sách, quay lại việc đang làm.

4. Hoàn thành trước khi bắt đầu. Nếu có thể, làm xong một việc rồi mới sang việc tiếp.

5. Giới hạn số việc đang làm. Không để quá hai ba việc ở trạng thái "đang làm" cùng lúc.

Khi đa nhiệm chấp nhận được

Những việc không cần suy nghĩ có thể làm cùng nhau: nghe podcast khi đi bộ, gấp giấy tờ khi nghe cuộc gọi thông báo. Vấn đề chỉ xảy ra khi kết hợp hai việc đều cần tập trung.

Nhìn thấy số việc đang dở

Trên SupaNhanh, cột "Đang làm" trên bảng Kanban cho bạn thấy mình đang có bao nhiêu việc dang dở. Nếu cột đó dài hơn các cột khác, đó là tín hiệu nên hoàn thành bớt trước khi nhận thêm. Mục "Việc của tôi" giúp bạn chọn việc tiếp theo một cách rõ ràng thay vì nhảy qua lại.

Làm từng việc một nghe chậm, nhưng thực ra là con đường nhanh nhất để hoàn thành nhiều việc.