Giảm việc lặp lại: mẫu, checklist và thói quen tiết kiệm hàng giờ

Mỗi tuần bạn soạn báo cáo với cùng cấu trúc, gửi cùng một kiểu tin nhắn xác nhận đơn hàng, giải thích cùng một quy trình cho khách mới. Mỗi lần chỉ mất mười lăm phút, nhưng lặp lại hàng chục lần mỗi tháng, chúng chiếm nhiều giờ làm việc.

Nhận ra việc lặp lại

Trong một tuần, để ý những việc bạn nghĩ "lại phải làm cái này". Thường gặp:

• Soạn tin nhắn, email có nội dung gần giống nhau.
• Làm báo cáo định kỳ với cùng cấu trúc.
• Tạo cùng một bộ việc cho mỗi dự án mới.
• Giải thích cùng một điều cho nhiều người.

Cách 1: tạo mẫu

Với những nội dung viết đi viết lại, tạo một mẫu và chỉ điền phần thay đổi:

• Mẫu tin nhắn xác nhận đơn hàng.
• Mẫu báo giá theo từng loại sản phẩm.
• Mẫu báo cáo tuần.

Lưu mẫu ở nơi dễ lấy, như một ghi chú ghim sẵn hoặc một tài liệu chung.

Cách 2: checklist

Với quy trình nhiều bước lặp lại, viết thành checklist. Checklist không chỉ nhanh hơn mà còn giảm lỗi, vì bạn không phải nhớ mọi bước.

1. Viết ra các bước theo thứ tự.
2. Dùng lại mỗi lần làm.
3. Bổ sung khi phát hiện bước bị thiếu.

Cách 3: viết một lần, chia sẻ nhiều lần

Khi phải giải thích cùng một điều lần thứ ba, hãy viết nó ra thành hướng dẫn. Lần sau, chỉ cần gửi đường dẫn.

Cách 4: gom việc giống nhau

Làm mười việc cùng loại liên tiếp nhanh hơn làm rải rác. Gom tất cả cuộc gọi xác nhận vào một khung giờ, tất cả báo giá vào một buổi.

Giới hạn của việc chuẩn hóa

Không phải mọi thứ đều nên thành mẫu. Những tin nhắn cần sự quan tâm cá nhân, như chúc mừng khách hay xin lỗi khi có sự cố, nên được viết riêng. Mẫu dùng cho hiệu quả, không thay thế sự chân thành.

Checklist trong công việc

Trên SupaNhanh, bạn có thể lưu checklist dưới dạng các việc con. Mỗi lần thực hiện quy trình, tạo việc với các việc con là các bước và tick xong từng bước. Mô tả của việc là chỗ tốt để để sẵn đoạn văn mẫu cần dùng.

Mỗi việc lặp lại được chuẩn hóa là thời gian được trả lại cho những việc thật sự cần suy nghĩ.