Vì sao việc giao qua Zalo hay bị trôi và cách khắc phục

Sáng thứ Hai, sếp nhắn vào nhóm: "Lan chuẩn bị giúp anh bộ hồ sơ thầu nhé". Đến trưa, nhóm có thêm 80 tin nhắn về khách, về lịch họp, về ảnh công trình. Thứ Năm, hồ sơ thầu vẫn chưa có, và Lan thề là không thấy tin nhắn đó.

Nếu cảnh này quen thuộc, bạn không đơn độc. Nhóm chat là công cụ tuyệt vời để trao đổi, nhưng là nơi tồi để giữ việc.

Vì sao việc trôi trong nhóm chat

• Tin nhắn chạy theo thời gian, việc thì không. Một việc giao lúc 8 giờ bị đẩy lên trên ngay khi có tin mới. Việc quan trọng và câu chào buổi sáng có cùng một vị trí.
• Không có trạng thái. Nhìn vào tin nhắn, không ai biết việc đang làm, đã xong hay bị bỏ quên.
• Không có hạn. "Chuẩn bị giúp anh" là khi nào? Mỗi người hiểu một kiểu.
• Trách nhiệm mờ. Tin nhắn gửi cả nhóm dễ khiến mỗi người nghĩ người khác sẽ làm.

Tách việc ra khỏi chat, nhưng giữ chat để nói chuyện

Bạn không cần bỏ Zalo. Chỉ cần thống nhất một nguyên tắc: chat để trao đổi, việc phải nằm ở chỗ khác. Khi một tin nhắn có dạng "ai đó làm gì đó trước lúc nào đó", nó phải trở thành một đầu việc.

1. Người giao tạo việc với người làm và hạn rõ ràng.
2. Dán đường dẫn của việc vào chat nếu cần báo cho mọi người biết.
3. Mọi trao đổi về việc đó diễn ra trong phần bình luận của chính việc, không rải rác trong nhóm.

Ba câu hỏi để kiểm tra một tin nhắn

Trước khi gửi một yêu cầu vào nhóm, hãy tự hỏi:

• Ai là người làm chính?
• Khi nào cần xong?
• Làm xong thì tôi xem kết quả ở đâu?

Nếu không trả lời được cả ba, tin nhắn đó sẽ trôi.

Khi nào chat vẫn là lựa chọn đúng

Chat hợp với những câu hỏi nhanh, thông báo chung, hay việc xong ngay trong năm phút. Còn việc kéo dài từ nửa ngày trở lên, có nhiều người liên quan, hoặc cần lưu lại lịch sử để sau này tra cứu, hãy đưa nó vào công cụ quản lý công việc.

Bắt đầu nhẹ nhàng

Tuần đầu, hãy chuyển các việc có hạn trong tuần sang một danh sách chung. Trên SupaNhanh, bạn gõ tên việc, chọn người làm, chọn hạn, và người đó nhận được thông báo ngay trong ứng dụng. Liên hệ vẫn qua Zalo như cũ, chỉ là việc không còn lạc giữa các tin nhắn nữa. Xem thêm cách giao việc rõ ràng với 5 yếu tố.

Nhóm chat giúp đội nói chuyện với nhau. Một danh sách việc chung giúp đội làm xong việc. Cần cả hai, mỗi thứ đúng chỗ của nó.