Retrospective: họp nhìn lại sau mỗi giai đoạn để đội giỏi lên

Nhiều đội chỉ nhìn lại cách làm việc khi có sự cố lớn. Lúc đó cảm xúc đang cao, mọi người dễ đổ lỗi, và bài học thường bị bóp méo. Retrospective là cách làm ngược lại: nhìn lại đều đặn, khi mọi thứ còn bình thường, để cải thiện từng chút.

Retrospective là gì

Là buổi họp ngắn sau mỗi giai đoạn làm việc, thường hai đến bốn tuần một lần, nơi đội cùng trả lời: chúng ta làm việc với nhau thế nào, và làm sao để tốt hơn? Khác với báo cáo tiến độ, retrospective không nói về việc gì đã làm, mà về cách đội đã làm.

Chương trình 45 phút

Phút 0 đến 5: mở đầu. Nhắc lại mục đích và quy tắc: không đổ lỗi cá nhân, mọi ý kiến đều được lắng nghe.

Phút 5 đến 20: thu thập ý kiến. Mỗi người viết ra câu trả lời cho ba câu hỏi:

1. Điều gì đã làm tốt?
2. Điều gì chưa tốt?
3. Điều gì nên thử khác đi?

Phút 20 đến 35: thảo luận. Gom ý kiến giống nhau, chọn hai ba vấn đề được nhiều người nhắc nhất để bàn sâu.

Phút 35 đến 45: cam kết hành động. Chọn tối đa hai thay đổi cho giai đoạn tới, mỗi thay đổi có người phụ trách.

Giữ an toàn để mọi người nói thật

Retrospective chỉ có giá trị khi mọi người dám nói điều chưa tốt. Người quản lý nên nói trước về một điều mình làm chưa tốt. Không bao giờ dùng ý kiến trong retrospective để đánh giá hay phạt ai.

Thay đổi cách tổ chức để không nhàm chán

Nếu ba câu hỏi quen thuộc trở nên nhàm, thử các cách khác:

• Bắt đầu, dừng, tiếp tục: điều gì nên bắt đầu làm, ngừng làm, tiếp tục làm.
• Vui, buồn, bực: cảm xúc của mỗi người trong giai đoạn vừa qua.
• Một từ: mỗi người mô tả giai đoạn bằng một từ, rồi giải thích.

Biến hành động thành việc

Mỗi thay đổi đã cam kết nên trở thành một việc thật, có người làm và hạn, không chỉ nằm trong biên bản họp. Trên SupaNhanh, bạn có thể tạo một nhóm việc "Cải tiến" trong dự án, mỗi cam kết từ retrospective là một việc, để lần họp sau cả đội nhìn lại ngay xem đã làm được gì.

Một đội họp retrospective đều đặn sẽ giỏi lên mỗi tháng, không cần chờ đến khi có sự cố mới thay đổi.