Kỹ năng ghi chép công việc: ghi gì, ghi ở đâu để không quên

Trong cuộc họp, bạn nghe khách nói ba yêu cầu quan trọng. Trên đường về, sếp dặn thêm hai việc. Buổi chiều, đồng nghiệp nhờ một việc nhỏ. Đến tối, bạn chỉ nhớ được một nửa. Không phải trí nhớ bạn kém, mà vì bộ não không được thiết kế để lưu trữ danh sách.

Ghi gì

Không phải mọi thứ đều cần ghi. Tập trung vào:

• Việc cần làm: bất kỳ lời hứa nào, dù nhỏ.
• Quyết định: những gì đã thống nhất, với ai, khi nào.
• Thông tin sẽ cần lại: số điện thoại, thông số, yêu cầu của khách.
• Ý tưởng: điều nảy ra mà chưa có thời gian làm.

Ghi ở đâu: phân biệt cá nhân và đội

Ghi chú cá nhân là nơi bạn ghi nhanh mọi thứ trong ngày: sổ tay, ứng dụng ghi chú trên điện thoại. Đây là nơi tạm thời.

Thông tin của đội như việc được giao, quyết định chung, yêu cầu của khách phải được chuyển vào nơi chung, nơi đồng nghiệp cũng thấy được. Nếu chỉ nằm trong sổ tay của bạn, khi bạn vắng mặt, không ai biết.

Quy trình ghi chép ba bước

1. Ghi nhanh: trong lúc họp, gọi điện, ghi vắn tắt vào một chỗ duy nhất.
2. Xử lý cuối ngày: đọc lại ghi chú, với mỗi mục hỏi: đây là việc cần làm, thông tin cần lưu, hay có thể bỏ?
3. Chuyển đúng chỗ: việc cần làm thành việc có hạn, thông tin đưa vào mô tả hoặc bình luận của việc liên quan.

Ghi chép trong cuộc họp

• Ghi quyết định và hành động, không ghi lại từng lời.
• Mỗi hành động ghi rõ ai làm, hạn khi nào.
• Nếu không chắc đã hiểu đúng, hỏi lại ngay trong họp.

Từ ghi chú đến hành động

Ghi chú chỉ có giá trị khi dẫn đến hành động. Một ghi chú "gửi báo giá cho anh Tuấn" nằm trong sổ tay không nhắc bạn khi đến hạn. Trên SupaNhanh, việc thêm một việc mới chỉ cần gõ tên và nhấn Enter, chọn người làm và hạn. Từ đó, hệ thống nhắc bạn khi sắp đến hạn, và ghi chú không còn phụ thuộc vào việc bạn có nhớ mở sổ tay hay không.

Ghi chép tốt giải phóng trí óc khỏi việc ghi nhớ, để dành nó cho việc suy nghĩ.