Làm việc sâu (deep work) trong một văn phòng đầy gián đoạn

Viết một đề xuất quan trọng, thiết kế một giải pháp phức tạp, phân tích số liệu để ra quyết định: những việc tạo ra giá trị lớn nhất thường cần sự tập trung liền mạch. Nhưng trong một ngày văn phòng điển hình, hiếm khi có được một giờ không bị gián đoạn.

Làm việc sâu và làm việc nông

• Làm việc sâu: việc đòi hỏi tập trung cao, tạo ra giá trị lớn, khó thay thế. Ví dụ: lập kế hoạch, sáng tạo, giải quyết vấn đề khó.
• Làm việc nông: việc hành chính, trả lời tin nhắn, họp thông báo. Cần thiết nhưng ai cũng làm được.

Vấn đề là việc nông liên tục chen vào, và mỗi lần bị gián đoạn, cần một khoảng thời gian đáng kể để quay lại trạng thái tập trung.

Tạo điều kiện làm việc sâu

1. Chặn thời gian cố định. Mỗi ngày một hoặc hai khối, mỗi khối 60 đến 120 phút. Buổi sáng thường là thời điểm tốt nhất.

2. Tắt mọi thông báo. Điện thoại để xa, tắt thông báo trên máy tính. Tin nhắn vẫn ở đó sau một giờ.

3. Báo cho đội biết. "Từ 9 đến 11 giờ anh tập trung viết đề xuất, việc gấp thì gọi điện."

4. Chuẩn bị trước. Biết chính xác mình sẽ làm gì, có sẵn tài liệu cần thiết, để không phải tìm kiếm giữa chừng.

5. Một việc duy nhất. Không chuyển qua lại giữa nhiều việc trong khối làm việc sâu.

Giảm việc nông

• Gom tin nhắn, email vào hai ba lần xử lý mỗi ngày.
• Từ chối những cuộc họp không cần thiết.
• Tự động hóa hoặc giao lại những việc lặp lại.

Đội cũng cần tôn trọng

Làm việc sâu khó thực hiện nếu văn hóa đội đòi hỏi trả lời ngay mọi tin nhắn. Người quản lý nên khuyến khích giao tiếp bất đồng bộ: câu hỏi không gấp để trong bình luận, người được hỏi trả lời khi xong khối tập trung.

Công cụ ít gây gián đoạn

Trên SupaNhanh, thông báo nằm trong ứng dụng thay vì làm đầy hộp thư, và bạn tự chọn thời điểm mở ra xem. Câu hỏi của đồng nghiệp đến dưới dạng bình luận có nhắc tên trên đúng việc, nên khi mở ra, bạn có đủ bối cảnh để trả lời một lượt thay vì bị kéo khỏi việc đang làm.

Làm việc sâu là nơi những kết quả tốt nhất được tạo ra. Bảo vệ nó là bảo vệ giá trị lớn nhất bạn mang lại cho công việc.