Lập kế hoạch nguồn lực: ai làm gì, khi nào, trong bao lâu

Kế hoạch dự án ghi rõ: tuần thứ ba, thiết kế nội thất. Nhưng đến tuần thứ ba, cả hai nhà thiết kế của công ty đang dồn sức cho một dự án khác gấp hơn. Kế hoạch không sai về thứ tự công việc, nó sai vì quên hỏi: ai sẽ làm, và người đó có rảnh không?

Nguồn lực gồm những gì

Với dự án của doanh nghiệp nhỏ, nguồn lực chủ yếu là:

• Con người: ai, kỹ năng gì, bao nhiêu thời gian.
• Thiết bị, không gian: xe, máy móc, phòng họp, xưởng.
• Đối tác bên ngoài: nhà thầu, freelancer, nhà cung cấp với lịch riêng của họ.

Bước 1: liệt kê nhu cầu theo giai đoạn

Với mỗi giai đoạn dự án, ghi lại cần những kỹ năng gì và khoảng bao nhiêu ngày công. Chưa cần gắn tên người.

Bước 2: gắn tên và kiểm tra lịch

Chọn người cho từng nhu cầu, rồi hỏi: trong thời gian đó, họ đang có những việc gì khác? Đây là bước hay bị bỏ qua nhất, vì người quản lý dự án thường chỉ nhìn dự án của mình.

Bước 3: tìm điểm chồng chéo

Những dấu hiệu cần chú ý:

1. Một người có nhiều việc lớn trong cùng một tuần.
2. Một kỹ năng chỉ có một người trong công ty, và người đó được nhiều dự án cần.
3. Nhà thầu bên ngoài được hẹn trùng lịch ở nhiều công trình.

Bước 4: xử lý chồng chéo

• Dời việc: việc ít gấp lùi lại.
• San sẻ: chia phần việc cho người khác có kỹ năng gần.
• Thuê ngoài: với phần việc tạm thời vượt năng lực đội.
• Thương lượng giữa các dự án: khi hai dự án tranh cùng một người, lãnh đạo quyết định dự án nào ưu tiên.

Bước 5: xem lại hằng tuần

Nguồn lực thay đổi liên tục: người ốm, dự án mới đến, việc trễ. Dành mười phút đầu tuần xem lịch của những người chủ chốt.

Nhìn khối lượng việc theo người

Trên SupaNhanh, bạn có thể lọc việc theo người làm để xem mọi việc người đó đang giữ, và biểu đồ Gantt cho thấy việc trải trên lịch để phát hiện những tuần một người bị dồn nhiều việc. Trang chủ workspace có biểu đồ việc theo từng người, giúp nhận ra ngay ai đang quá tải.

Kế hoạch nguồn lực biến câu hỏi "ai làm?" từ một điều bất ngờ thành một quyết định được chuẩn bị trước.