Ma trận Eisenhower: phân loại việc gấp và việc quan trọng

Có những ngày bạn bận rộn từ sáng đến tối, trả lời tin nhắn, xử lý yêu cầu, giải quyết sự cố, nhưng cuối ngày nhìn lại thì không làm được việc gì thật sự quan trọng. Ma trận Eisenhower là công cụ đơn giản để thoát khỏi vòng lặp đó.

Bốn nhóm công việc

Ma trận chia mọi việc theo hai câu hỏi: có gấp không? và có quan trọng không?

1. Gấp và quan trọng: làm ngay. Sự cố với khách hàng lớn, hạn nộp hồ sơ ngày mai, lỗi nghiêm trọng cần sửa.

2. Quan trọng nhưng không gấp: lên lịch. Lập kế hoạch quý, đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình, chăm sóc khách hàng cũ. Đây là nhóm tạo ra giá trị lâu dài nhất và hay bị bỏ quên nhất.

3. Gấp nhưng không quan trọng: giao người khác. Nhiều cuộc gọi, tin nhắn, yêu cầu nhỏ trông có vẻ gấp nhưng không cần chính bạn làm.

4. Không gấp, không quan trọng: bỏ đi. Lướt mạng xã hội, họp không cần thiết, việc làm theo thói quen mà không mang lại gì.

Cách áp dụng mỗi sáng

1. Liệt kê những việc cần làm hôm nay.
2. Xếp mỗi việc vào một trong bốn nhóm.
3. Làm nhóm 1 trước.
4. Chặn thời gian trong ngày cho ít nhất một việc nhóm 2.
5. Giao việc nhóm 3, xóa việc nhóm 4.

Bí quyết: đầu tư vào nhóm 2

Người làm việc hiệu quả dành nhiều thời gian cho nhóm 2. Khi việc quan trọng được làm sớm, chúng không kịp biến thành việc gấp. Lập kế hoạch tốt hôm nay giảm sự cố ngày mai.

Những lỗi thường gặp

• Nhầm gấp với quan trọng: tin nhắn mới luôn có cảm giác gấp.
• Không dám giao việc nhóm 3: nghĩ mình làm nhanh hơn.
• Không dám bỏ việc nhóm 4: vì đã quen làm.

Áp dụng với công cụ

Mức ưu tiên và hạn chót trong công cụ quản lý công việc có thể đại diện cho hai trục của ma trận. Trên SupaNhanh, việc có mức ưu tiên Khẩn hoặc Cao với hạn gần là nhóm 1. Việc Cao nhưng hạn còn xa là nhóm 2, hãy đặt lịch làm sớm. Mục "Việc của tôi" xếp theo hạn giúp bạn nhìn nhanh việc nào đang đến gần.

Ma trận Eisenhower không làm bạn có thêm thời gian. Nó giúp bạn dùng thời gian cho đúng việc.