Nguyên tắc 80/20 trong công việc: tìm ra phần việc tạo nhiều giá trị nhất

Một công ty nhận ra phần lớn doanh thu đến từ một nhóm nhỏ khách hàng. Một nhân viên kinh doanh thấy phần lớn đơn hàng đến từ một kênh duy nhất. Một đội hỗ trợ phát hiện phần lớn khiếu nại xoay quanh một vài vấn đề lặp lại. Đây là nguyên tắc 80/20, hay nguyên tắc Pareto, trong thực tế.

Nguyên tắc 80/20 là gì

Nguyên tắc cho rằng trong nhiều tình huống, khoảng 20% nguyên nhân tạo ra khoảng 80% kết quả. Con số không chính xác tuyệt đối, có khi là 70/30 hay 90/10, nhưng ý chính luôn đúng: kết quả không phân bổ đều, và một phần nhỏ công việc tạo ra phần lớn giá trị.

Áp dụng cho công việc cá nhân

Hỏi bản thân:

1. Những việc nào trong tuần qua tạo ra kết quả rõ ràng nhất?
2. Những việc nào tốn nhiều thời gian nhưng ít tác động?
3. Nếu chỉ được làm hai việc, mình sẽ chọn việc nào?

Câu trả lời thường cho thấy bạn dành quá nhiều thời gian cho những việc tạo ra ít giá trị.

Áp dụng cho đội

• Khách hàng: nhóm khách nào mang lại nhiều doanh thu và ít rắc rối nhất? Dành nhiều quan tâm hơn cho họ.
• Sản phẩm, dịch vụ: mặt hàng nào bán chạy nhất? Tập trung cải thiện chúng.
• Vấn đề: lỗi nào xảy ra nhiều nhất? Sửa chúng trước tiên.
• Quy trình: bước nào gây chậm trễ nhiều nhất? Cải tiến từ đó.

Làm gì với 80% còn lại

Không phải bỏ hết. Có ba lựa chọn:

• Giảm: làm ở mức đủ, không cầu toàn.
• Giao: chuyển cho người khác hoặc thuê ngoài.
• Bỏ: ngừng hẳn những việc không còn giá trị.

Cẩn thận khi áp dụng

Nguyên tắc 80/20 là công cụ để suy nghĩ, không phải công thức cứng nhắc. Một số việc tạo ít kết quả trực tiếp nhưng vẫn cần thiết, như tuân thủ pháp lý hay an toàn lao động.

Dữ liệu giúp tìm ra phần 20%

Trên SupaNhanh, trang chủ workspace có biểu đồ việc theo dự án và theo người, giúp bạn thấy thời gian và công sức của đội đang dồn vào đâu. Kết hợp với kết quả kinh doanh, bạn biết dự án nào đáng đầu tư thêm, dự án nào đang tốn công mà ít giá trị.

Làm việc chăm chỉ là tốt. Làm việc chăm chỉ vào đúng phần việc quan trọng còn tốt hơn nhiều.