Phụ thuộc giữa các công việc: nhận diện và quản lý từ sớm

Trong một dự án khai trương cửa hàng, không thể lắp kệ khi chưa sơn tường, không thể nhập hàng khi chưa lắp kệ. Nếu thợ sơn trễ ba ngày, mọi việc sau đều trễ theo, dù những người phụ trách chúng chẳng làm gì sai.

Đó là phụ thuộc giữa các công việc. Không quản lý tốt, một điểm trễ nhỏ sẽ lan ra cả dự án.

Các kiểu phụ thuộc thường gặp

• Xong thì mới bắt đầu: phổ biến nhất. Sơn xong mới lắp kệ.
• Bắt đầu cùng nhau: hai việc phải khởi động cùng lúc, như chạy quảng cáo và mở bán.
• Xong cùng nhau: hai việc phải hoàn thành cùng thời điểm, như in ấn và dựng gian hàng trước ngày sự kiện.

Với phần lớn dự án của doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần quan tâm kiểu đầu tiên.

Bước 1: vẽ chuỗi việc

Lấy danh sách việc và hỏi với từng việc: "Việc này cần việc nào xong trước?". Viết mối quan hệ thành chuỗi: Thiết kế → Duyệt thiết kế → Đặt vật tư → Thi công → Nghiệm thu.

Bước 2: tìm chuỗi dài nhất

Chuỗi việc dài nhất từ đầu đến cuối dự án quyết định ngày kết thúc sớm nhất có thể. Mọi việc nằm trên chuỗi này đều quan trọng đặc biệt: trễ một ngày ở đây là trễ một ngày cho cả dự án.

Bước 3: bảo vệ các việc quan trọng trên chuỗi

• Giao cho người đáng tin cậy nhất.
• Theo dõi sát hơn các việc khác.
• Chuẩn bị trước những gì chúng cần, để khi việc trước xong thì bắt đầu được ngay.

Bước 4: báo ngay khi việc phía trước trễ

Khi một việc trên chuỗi có nguy cơ trễ, người phụ trách những việc phía sau cần biết sớm để điều chỉnh. Đừng để họ phát hiện vào đúng ngày dự định bắt đầu.

Nhìn phụ thuộc trên lịch

Biểu đồ Gantt là cách trực quan nhất để thấy các việc nối tiếp nhau. Trên SupaNhanh, bạn xếp các việc trên Gantt theo đúng thứ tự, ghi việc cần chờ vào mô tả, và khi một việc trễ, kéo dời những thanh phía sau để thấy ngay ngày kết thúc mới của dự án. Công cụ không tự nối các việc với nhau, nên chính bạn là người giữ chuỗi này, và việc nhìn trên lịch giúp điều đó dễ hơn nhiều.

Hiểu phụ thuộc giúp bạn biết việc nào có thể trễ vài ngày mà không sao, và việc nào tuyệt đối không được trễ.