Quản lý dự án cho người mới: 7 khái niệm nền tảng cần biết

Bạn giỏi chuyên môn, và giờ sếp giao cho bạn quản lý một dự án. Không ai dạy bạn cách làm, và những cuốn sách quản lý dự án thì dày cả nghìn trang. Tin tốt là để bắt đầu, bạn chỉ cần nắm chắc bảy khái niệm dưới đây.

1. Mục tiêu dự án

Dự án tồn tại để đạt được điều gì? Viết mục tiêu trong một câu, có thể đo được: "Khai trương cửa hàng Cầu Giấy trước ngày 15/11 với ngân sách không quá mức đã duyệt". Mọi quyết định sau này đều quay về câu hỏi: điều này có giúp đạt mục tiêu không?

2. Phạm vi

Phạm vi là những gì dự án sẽ làm và, quan trọng không kém, những gì không làm. Ghi rõ cả hai. Phần lớn dự án trễ vì phạm vi phình ra dần mà không ai để ý.

3. Mốc (milestone)

Mốc là những điểm quan trọng đánh dấu một giai đoạn hoàn thành: "Chốt thiết kế", "Hoàn thành thi công", "Khai trương". Mốc giúp bạn biết dự án có đang đi đúng lịch không, mà không cần theo dõi từng việc nhỏ.

4. Công việc và việc con

Dự án được chia thành các công việc cụ thể, mỗi việc có người làm và hạn. Việc lớn tiếp tục chia thành việc con cho đến khi mỗi phần một người làm được trong vài ngày.

5. Nguồn lực

Ai tham gia, mỗi người dành bao nhiêu thời gian, ngân sách bao nhiêu. Người mới quản lý dự án hay quên rằng thành viên còn nhiều việc khác ngoài dự án của mình.

6. Rủi ro

Điều gì có thể làm dự án trễ hoặc hỏng? Nhà cung cấp giao chậm, khách đổi ý, người chủ chốt nghỉ việc. Liệt kê năm rủi ro lớn nhất và nghĩ trước cách ứng phó.

7. Các bên liên quan

Ai bị ảnh hưởng hoặc có quyền quyết định với dự án: sếp, khách hàng, phòng kế toán, nhà thầu. Biết ai cần được báo cáo điều gì, khi nào, giúp tránh những bất ngờ khó chịu.

Bắt đầu với công cụ đơn giản

Người mới quản lý dự án không cần phần mềm phức tạp. Bạn cần một nơi để liệt kê việc, giao cho từng người, đặt hạn và nhìn tiến độ. Trên SupaNhanh, bạn tạo dự án, chia việc theo nhóm giai đoạn, rồi xem cùng dữ liệu dưới dạng danh sách, bảng Kanban hay biểu đồ Gantt khi cần nhìn lịch.

Quản lý dự án là kỹ năng học bằng cách làm. Nắm chắc bảy khái niệm này, bạn đã có nền tảng vững hơn phần lớn người mới bắt đầu.