Quản lý ngân sách dự án cơ bản cho người không làm tài chính

Dự án xong đúng hạn, khách hài lòng, nhưng khi kế toán chốt số thì phát hiện chi vượt 30%. Không ai cố ý tiêu hoang, chỉ là những khoản nhỏ phát sinh cộng dồn mà không ai theo dõi.

Người quản lý dự án không cần làm kế toán, nhưng cần trả lời được câu hỏi: dự án đang tiêu bao nhiêu so với kế hoạch?

Bước 1: lập ngân sách theo hạng mục

Chia ngân sách thành các hạng mục lớn, khớp với các phần của dự án:

• Nhân sự nội bộ, tính theo ngày công nếu cần.
• Vật tư, thiết bị.
• Thuê ngoài: nhà thầu, freelancer.
• Chi phí khác: đi lại, in ấn, phí dịch vụ.
• Dự phòng: thường từ 5% đến 15% tùy độ rủi ro.

Bước 2: ghi nhận chi phí thực tế đều đặn

Mỗi khoản chi được ghi vào đúng hạng mục ngay khi phát sinh, không đợi cuối dự án. Một bảng tính đơn giản với các cột: ngày, hạng mục, nội dung, số tiền, người chi là đủ cho phần lớn dự án nhỏ.

Bước 3: so sánh theo tiến độ

Chỉ nhìn "đã tiêu 50% ngân sách" không nói lên nhiều. Câu hỏi đúng là: đã tiêu 50% ngân sách khi dự án mới xong 30% hay đã xong 70%?

• Tiêu nhanh hơn tiến độ: cảnh báo, có nguy cơ vượt.
• Tiêu chậm hơn tiến độ: có thể tốt, hoặc có khoản chi chưa được ghi nhận.

Bước 4: kiểm soát khoản chi phát sinh

Mọi khoản chi ngoài kế hoạch cần được duyệt trước, kể cả khoản nhỏ. Quy định rõ ai được duyệt mức nào. Nhiều khoản nhỏ không được duyệt là nguyên nhân phổ biến nhất của việc vượt ngân sách.

Bước 5: gắn chi phí với yêu cầu phát sinh

Khi khách yêu cầu thêm hạng mục, đó không chỉ là thêm thời gian mà còn thêm chi phí. Ghi nhận cả hai và đưa vào thương lượng.

Kết hợp với công cụ quản lý công việc

Công cụ quản lý công việc không thay thế bảng tính ngân sách, nhưng giúp liên kết chi phí với việc cụ thể. Trên SupaNhanh, bạn có thể đính kèm báo giá, hóa đơn vào đúng việc mua hàng hoặc thuê ngoài, và dùng việc con cho từng bước duyệt chi. Khi cần đối chiếu, chứng từ nằm ngay cạnh công việc mà nó phục vụ.

Kiểm soát ngân sách không phải để tiết kiệm từng đồng, mà để không có bất ngờ vào ngày chốt sổ.