Quản lý nhiều dự án cùng lúc mà không rối

Một công ty nội thất nhỏ cùng lúc có sáu công trình. Một agency có tám khách hàng, mỗi khách một dự án. Người quản lý chạy từ dự án này sang dự án khác, và dự án nào có khách gọi nhiều nhất thì được quan tâm nhiều nhất. Những dự án im lặng lặng lẽ trễ.

Quản lý nhiều dự án cần một kỹ năng khác với quản lý một dự án: nhìn tổng quan trước, đi vào chi tiết sau.

Bước 1: một nơi nhìn tất cả dự án

Bạn cần trả lời được trong một phút: có bao nhiêu dự án đang chạy, dự án nào đúng tiến độ, dự án nào đang có vấn đề. Nếu phải mở từng file hay hỏi từng người, bạn sẽ luôn chậm một nhịp.

Bước 2: chuẩn hóa cách làm giữa các dự án

Khi mỗi dự án có một cách tổ chức khác nhau, chuyển qua lại rất tốn sức. Hãy thống nhất:

• Cùng một bộ trạng thái việc.
• Cùng cách chia nhóm việc theo giai đoạn.
• Cùng quy ước đặt tên và mức ưu tiên.

Người làm nhiều dự án cũng dễ thở hơn khi mọi dự án giống nhau về cấu trúc.

Bước 3: xếp hạng dự án

Không phải dự án nào cũng quan trọng như nhau. Xếp hạng theo giá trị với doanh nghiệp và mức độ gấp. Khi có xung đột về nguồn lực, dự án hạng cao được ưu tiên, và điều này được nói rõ với cả đội.

Bước 4: nhịp theo dõi hằng tuần

Mỗi đầu tuần, dành 30 phút xem lượt qua mọi dự án:

1. Tỷ lệ việc hoàn thành của từng dự án.
2. Số việc quá hạn.
3. Mốc gần nhất và khả năng đạt được.

Chỉ đi sâu vào những dự án có dấu hiệu bất thường.

Bước 5: chú ý người làm nhiều dự án

Người tham gia ba bốn dự án thường bị các quản lý dự án tranh giành. Hãy nhìn khối lượng việc của họ trên mọi dự án cộng lại, không chỉ trong dự án của bạn.

Công cụ giúp nhìn tổng quan

Trên SupaNhanh, trang chủ workspace hiển thị mọi dự án với phần trăm hoàn thành, số việc quá hạn và việc sắp đến hạn trong tuần, kèm biểu đồ theo dự án và theo người. Mục "Việc của tôi" gom việc của mỗi người từ mọi dự án về một chỗ, nên người làm nhiều dự án không bỏ sót việc nào.

Quản lý nhiều dự án không phải là chạy nhanh hơn giữa các dự án. Đó là biết dự án nào cần bạn nhất vào đúng lúc này.