Time blocking: chặn lịch cho việc quan trọng trước khi bị lấp đầy

Danh sách việc cho bạn biết cần làm gì. Lịch cho bạn biết khi nào làm. Nếu chỉ có danh sách mà không có thời gian cụ thể, việc quan trọng sẽ luôn bị đẩy lùi bởi những yêu cầu mới. Time blocking là cách gắn việc vào lịch.

Time blocking là gì

Thay vì làm theo cảm hứng hay theo tin nhắn đến, bạn chia ngày thành các khối thời gian, mỗi khối dành cho một việc hoặc một loại việc. Ví dụ:

• 8:30 đến 10:30: viết đề xuất cho khách hàng.
• 10:30 đến 11:00: trả lời tin nhắn, email.
• 11:00 đến 12:00: họp đội.
• 14:00 đến 15:30: xử lý báo giá.

Cách bắt đầu

1. Chọn việc quan trọng trước. Mỗi tuần, xác định hai ba việc quan trọng nhất. Chặn thời gian cho chúng đầu tiên, trước khi lịch bị người khác đặt.

2. Chặn vào giờ năng lượng cao. Nhiều người tập trung tốt nhất vào buổi sáng. Dành giờ đó cho việc khó, để việc hành chính vào buổi chiều.

3. Gom việc nhỏ thành khối. Trả lời tin nhắn, duyệt chi, gọi điện gom vào một hai khối trong ngày thay vì làm rải rác.

4. Chừa khoảng trống. Đừng chặn kín 100% lịch. Chừa khoảng thời gian cho việc phát sinh.

Khi kế hoạch bị phá vỡ

Sẽ có ngày sự cố làm hỏng mọi khối thời gian. Đó là bình thường. Cuối ngày, dời những khối chưa làm sang ngày hôm sau thay vì bỏ qua. Mục tiêu không phải là tuân thủ hoàn hảo, mà là có ý thức về thời gian.

Time blocking cho người quản lý

Người quản lý thường có lịch bị chia nhỏ bởi họp. Hãy chặn ít nhất hai khối 90 phút mỗi tuần cho công việc chiến lược, và gom các cuộc họp vào một số ngày cố định nếu có thể.

Kết hợp với danh sách việc

Time blocking hiệu quả nhất khi đi cùng một danh sách việc rõ ràng có hạn. Trên SupaNhanh, bạn xem "Việc của tôi" để biết việc nào sắp đến hạn, chọn việc cho từng khối thời gian trong tuần, và với việc lớn, xem Gantt để biết cần bắt đầu từ ngày nào cho kịp.

Time blocking không làm ngày dài thêm, nhưng giúp những giờ quan trọng nhất được dành cho những việc quan trọng nhất.