Tối giản công cụ làm việc: ít ứng dụng hơn, ít rối hơn

Việc ghi ở ứng dụng ghi chú, lịch ở một ứng dụng khác, tài liệu ở ổ đĩa đám mây, trao đổi ở ba nhóm chat, tiến độ ở file Excel. Mỗi công cụ được chọn vì một lý do hợp lý. Nhưng giờ bạn mất thời gian chỉ để nhớ thông tin nằm ở đâu.

Nhiều công cụ hơn không có nghĩa là năng suất hơn.

Dấu hiệu quá nhiều công cụ

• Bạn không chắc một thông tin được lưu ở đâu.
• Cùng một việc được ghi ở hai ba nơi.
• Đồng nghiệp dùng công cụ khác bạn cho cùng một mục đích.
• Bạn phải mở năm ứng dụng để bắt đầu ngày làm việc.
• Người mới mất nhiều ngày chỉ để làm quen các công cụ.

Rà soát bộ công cụ

Liệt kê mọi công cụ bạn và đội đang dùng, rồi xếp theo chức năng:

1. Giao tiếp: chat, gọi điện.
2. Công việc: giao việc, theo dõi tiến độ.
3. Tài liệu: lưu trữ file.
4. Lịch: hẹn gặp, họp.

Với mỗi chức năng, hỏi: có đang dùng hai công cụ cho cùng một việc không?

Nguyên tắc tối giản

Một chức năng, một công cụ. Không dùng cả Excel lẫn một ứng dụng khác để theo dõi tiến độ.

Ưu tiên công cụ gom được nhiều thứ. Một công cụ nơi công việc, tài liệu liên quan và trao đổi nằm cùng nhau tốt hơn ba công cụ riêng lẻ.

Công cụ đơn giản thắng công cụ nhiều tính năng. Tính năng không ai dùng chỉ làm giao diện rối hơn.

Cả đội dùng chung. Công cụ cá nhân tốt đến đâu cũng không giúp gì nếu đồng nghiệp không dùng.

Chuyển đổi dần dần

Đừng thay đổi mọi thứ cùng lúc. Bắt đầu với chức năng gây rối nhất, thường là theo dõi công việc. Khi đội đã quen, tiếp tục gom các chức năng khác.

Một chỗ cho công việc

SupaNhanh được thiết kế để gom công việc về một chỗ: danh sách, bảng Kanban, Gantt cho cùng một dữ liệu, tệp đính kèm và bình luận nằm ngay trên từng việc. Zalo vẫn giữ vai trò liên lạc nhanh như đội đã quen, nhưng việc không còn rải rác ở chat, Excel và ổ đĩa nữa.

Bộ công cụ tốt nhất là bộ công cụ bạn không phải nghĩ đến, vì mọi thứ luôn ở đúng chỗ.