Kết thúc dự án: tổng kết và rút kinh nghiệm cho lần sau

Ngày bàn giao dự án, cả đội thở phào và ngay hôm sau lao vào dự án mới. Ba tháng sau, dự án mới gặp đúng những vấn đề mà dự án cũ đã gặp. Không ai nhớ đã xử lý thế nào, vì chưa từng ghi lại.

Tổng kết dự án không phải thủ tục. Đó là cách để mỗi dự án sau tốt hơn dự án trước.

Khi nào tổng kết

Trong vòng một đến hai tuần sau khi kết thúc, lúc mọi người còn nhớ rõ nhưng đã hết áp lực của những ngày cuối. Với dự án dài, hãy tổng kết thêm sau mỗi giai đoạn lớn.

Chuẩn bị số liệu

Trước buổi họp, người quản lý dự án tập hợp:

• Kế hoạch ban đầu và kết quả thực tế: mục tiêu có đạt không?
• Mốc dự kiến và mốc thực tế: trễ ở đâu, bao lâu?
• Số việc phát sinh ngoài phạm vi.
• Phản hồi của khách hàng, nếu có.

Ba câu hỏi chính

Buổi tổng kết xoay quanh ba câu hỏi, mỗi người trả lời ngắn gọn:

1. Điều gì đã làm tốt và nên giữ lại cho dự án sau?
2. Điều gì chưa tốt và vì sao?
3. Lần sau làm khác đi thế nào?

Không tìm người có lỗi. Tìm quy trình cần sửa.

Biến bài học thành hành động

Bài học chỉ có giá trị khi thay đổi được cách làm. Với mỗi điểm "lần sau làm khác", hãy tạo một việc cụ thể:

• "Thêm bước khách ký duyệt thiết kế trước khi thi công" thành một việc cập nhật quy trình.
• "Đặt hàng vật tư sớm hơn hai tuần" thành một mục trong mẫu kế hoạch dự án.

Lưu trữ để tra cứu

Viết tóm tắt tổng kết thành một trang và lưu ở nơi mọi dự án sau có thể tìm thấy. Trước khi bắt đầu dự án tương tự, người quản lý nên đọc lại tổng kết của dự án trước.

Đóng dự án gọn gàng

Cuối cùng, dọn dẹp dự án: đánh dấu xong những việc đã hoàn thành, xóa việc không còn cần, lưu tài liệu bàn giao. Trên SupaNhanh, dự án đã xong vẫn giữ nguyên lịch sử việc, bình luận và tệp đính kèm, nên bạn luôn mở lại được để tra cứu khi làm dự án tương tự.

Một buổi tổng kết một giờ có thể tiết kiệm cho dự án sau hàng tuần làm lại những sai lầm cũ.