Ước lượng thời gian công việc chính xác hơn: 6 kỹ thuật thực tế

"Việc này chắc hai ngày là xong." Một tuần sau, việc vẫn chưa xong. Không phải vì người làm chậm, mà vì ước lượng ban đầu bỏ qua rất nhiều thứ: thời gian chờ phản hồi, việc khác chen ngang, những phần phát sinh chỉ lộ ra khi bắt tay vào làm.

Ước lượng không bao giờ chính xác tuyệt đối, nhưng có thể tốt hơn nhiều với vài kỹ thuật đơn giản.

1. Chia nhỏ trước khi ước lượng

Ước lượng một việc lớn gần như luôn sai. Chia thành các việc con từ nửa ngày đến hai ngày, ước lượng từng phần rồi cộng lại. Việc càng nhỏ, ước lượng càng sát.

2. Hỏi người sẽ làm

Người giao việc thường ước lượng theo mong muốn, còn người làm hiểu rõ độ phức tạp thật. Hãy hỏi họ, và nếu con số khác xa kỳ vọng của bạn, hãy tìm hiểu vì sao thay vì ép xuống.

3. Ước lượng ba điểm

Thay vì một con số, hãy hỏi ba con số:

• Nhanh nhất: nếu mọi thứ suôn sẻ.
• Thường gặp: khả năng cao nhất.
• Chậm nhất: nếu gặp trục trặc hợp lý.

Một cách tính gọn: lấy nhanh nhất cộng bốn lần thường gặp cộng chậm nhất, rồi chia sáu. Con số này thường thực tế hơn con số lạc quan.

4. Tách thời gian làm và thời gian chờ

Một việc có thể chỉ mất bốn giờ làm, nhưng cần ba ngày vì phải chờ khách duyệt. Hãy ước lượng riêng hai phần này, vì thời gian chờ thường là phần bị quên nhất.

5. Học từ lịch sử

Cách ước lượng tốt nhất là nhìn lại những việc tương tự đã làm. Lần trước làm hồ sơ thầu mất bao lâu? Lần trước thi công phòng mẫu mất mấy ngày? Nếu bạn lưu lại ngày bắt đầu và ngày xong của từng việc, lịch sử trở thành dữ liệu quý.

6. Chừa khoảng đệm ở cấp dự án

Thay vì cộng thêm đệm vào từng việc, hãy chừa một khoảng đệm cho cả dự án hoặc từng giai đoạn. Cách này giữ ước lượng từng việc trung thực, đồng thời vẫn có chỗ cho những điều bất ngờ.

Ghi lại để lần sau tốt hơn

Khi việc xong, hãy so sánh thời gian thực tế với ước lượng. Sau vài dự án, bạn sẽ biết đội mình thường lạc quan bao nhiêu phần trăm và tự điều chỉnh. Trên SupaNhanh, mỗi việc có ngày bắt đầu, hạn và thời điểm hoàn thành, còn biểu đồ Gantt cho thấy việc nào kéo dài hơn dự kiến, giúp bạn học từ chính dự án của mình.

Ước lượng tốt không phải là đoán đúng, mà là sai ít hơn và biết sai theo hướng nào.