Vai trò quản lý dự án trong công ty nhỏ: ai làm, làm những gì

Ở công ty lớn, "quản lý dự án" là một chức danh với người chuyên trách. Ở công ty mười người, vai trò này thường rơi vào người giỏi chuyên môn nhất, hoặc chính chủ doanh nghiệp, và họ phải làm song song với việc của mình. Không ai định nghĩa rõ họ cần làm gì, nên hoặc họ làm quá nhiều, hoặc bỏ sót điều quan trọng.

Năm việc cốt lõi của người quản lý dự án

1. Giữ mục tiêu và phạm vi. Nhắc cả đội dự án đang hướng đến điều gì, và từ chối hoặc đàm phán những yêu cầu ngoài phạm vi.

2. Lập và cập nhật kế hoạch. Chia việc, giao người, đặt hạn, theo dõi mốc.

3. Gỡ vướng. Phát hiện và xử lý những điểm đang chặn đội: chờ duyệt, thiếu thông tin, xung đột nguồn lực.

4. Giao tiếp. Báo cáo cho lãnh đạo, cập nhật cho khách hàng, đảm bảo trong đội ai cũng biết điều cần biết.

5. Quản lý rủi ro. Nghĩ trước những điều có thể sai và chuẩn bị phương án.

Những việc không nhất thiết phải làm

Người quản lý dự án kiêm nhiệm thường ôm thêm cả việc chuyên môn khó nhất. Điều đó khiến họ không còn thời gian quản lý. Hãy cân nhắc giao lại:

• Công việc chuyên môn mà người khác trong đội làm được.
• Việc nhập liệu, cập nhật trạng thái: mỗi người tự cập nhật việc của mình.
• Những cuộc họp mà sự có mặt của họ không cần thiết.

Dành bao nhiêu thời gian

Một quy tắc tham khảo: với dự án từ năm người trở lên, dành ít nhất một phần năm thời gian cho việc quản lý. Nếu dự án lớn hơn, cân nhắc giảm việc chuyên môn của người quản lý.

Kỹ năng quan trọng nhất

Không phải kỹ năng dùng phần mềm hay vẽ biểu đồ, mà là giao tiếp và dám nói sớm: nói với lãnh đạo khi dự án có nguy cơ trễ, nói với khách khi yêu cầu vượt phạm vi, nói với đồng nghiệp khi việc của họ đang chặn người khác.

Công cụ giúp giảm tải

Người kiêm nhiệm cần công cụ để việc quản lý tốn ít thời gian nhất. Trên SupaNhanh, mỗi thành viên tự cập nhật trạng thái việc của mình, hệ thống tự nhắc hạn, còn trang chủ cho người quản lý thấy ngay phần trăm hoàn thành và việc quá hạn. Người quản lý dự án dành thời gian cho gỡ vướng và giao tiếp, thay vì đi hỏi từng người.

Quản lý dự án trong công ty nhỏ không cần chức danh. Nó cần một người được giao rõ vai trò và có đủ thời gian để làm vai trò đó.