Viết mô tả công việc tốt để người nhận không phải hỏi lại

Bạn giao việc với tiêu đề "Sửa banner website". Mười phút sau, người nhận hỏi: banner nào? Sửa gì? Có file thiết kế không? Khi nào cần? Mỗi câu hỏi lại tốn một vòng qua lại, và nếu bạn đang họp, việc đứng yên đến chiều.

Một mô tả tốt không cần dài. Nó chỉ cần trả lời trước những câu người nhận chắc chắn sẽ hỏi.

Khung mô tả 4 phần

1. Bối cảnh: vì sao có việc này? Một hoặc hai câu. "Tháng 10 có chương trình giảm giá, banner hiện tại vẫn là khuyến mãi tháng 9."

2. Yêu cầu: cần làm chính xác điều gì? Viết thành danh sách ngắn nếu có nhiều ý.

3. Tài liệu: dùng gì để làm? File thiết kế, đường dẫn, ảnh mẫu. Đính kèm thẳng vào việc thay vì "anh gửi qua Zalo rồi".

4. Tiêu chí xong: thế nào là đạt? "Banner mới hiển thị trên trang chủ, đúng trên cả điện thoại."

Ví dụ trước và sau

Trước: "Sửa banner website."

Sau:

• Bối cảnh: tháng 10 chạy giảm giá 20% cho khách mới.
• Yêu cầu: thay banner trang chủ bằng thiết kế mới, đổi đường dẫn nút sang trang khuyến mãi.
• Tài liệu: file thiết kế và nội dung đính kèm.
• Xong khi: banner hiện đúng trên máy tính và điện thoại, nút bấm vào đúng trang.

Bản sau mất thêm hai phút để viết, nhưng người nhận có thể làm ngay mà không hỏi câu nào.

Những điều nên tránh

• Viết tắt nội bộ mà người mới không hiểu.
• Mô tả bằng tin nhắn thoại rồi không ghi lại: không ai tra cứu được sau này.
• Nhồi quá nhiều yêu cầu vào một việc. Nếu mô tả dài hơn nửa trang, hãy cân nhắc chia thành việc con.
• Bỏ trống tiêu chí xong, khiến hai bên có hai định nghĩa khác nhau về "xong".

Khi người nhận vẫn hỏi lại

Điều đó không xấu. Nhưng hãy trả lời ngay trong phần bình luận của việc, và nếu câu hỏi cho thấy mô tả thiếu, bổ sung luôn vào mô tả. Lần sau người khác đọc sẽ không phải hỏi nữa.

Trên SupaNhanh, mỗi việc có ô mô tả, tệp đính kèm tới 20 MB và bình luận bên dưới, nên toàn bộ bối cảnh của việc nằm cùng một chỗ. Đọc thêm về công thức 5 yếu tố khi giao việc.