Xử lý tin nhắn và thông báo theo lô thay vì trả lời liên tục

Mỗi lần điện thoại rung, bạn liếc nhìn. Mỗi lần có thông báo, bạn mở ra xem. Chỉ vài giây mỗi lần, nhưng cộng lại cả ngày là hàng chục lần bị kéo khỏi việc đang làm, và mỗi lần cần thời gian để tập trung trở lại.

Xử lý theo lô là cách lấy lại những khoảng thời gian bị chia vụn ấy.

Xử lý theo lô là gì

Thay vì phản hồi từng tin nhắn khi nó đến, bạn gom lại và xử lý một lượt vào những khung giờ cố định. Giống như bưu tá không giao từng lá thư ngay khi có, mà gom lại giao một lần.

Thiết lập khung giờ xử lý

Một lịch gợi ý cho nhân viên văn phòng:

• 9:30: sau khi đã làm việc quan trọng đầu ngày.
• 11:30: trước giờ nghỉ trưa.
• 14:30: giữa buổi chiều.
• 16:30: trước khi tổng kết cuối ngày.

Giữa các khung giờ này, tắt thông báo và tập trung vào công việc.

Khi xử lý một lô

Với mỗi tin nhắn, thông báo, quyết định ngay một trong bốn hành động:

1. Trả lời ngay nếu mất dưới hai phút.
2. Chuyển thành việc nếu cần làm nhiều hơn, kèm hạn.
3. Chuyển cho người khác nếu không phải việc của bạn.
4. Bỏ qua hoặc đánh dấu đã đọc nếu chỉ để biết.

Không để tin nhắn nằm ở trạng thái "đã đọc nhưng chưa xử lý", vì đó là nguồn lo lắng âm thầm.

Không phải ai cũng áp dụng được như nhau

Người làm chăm sóc khách hàng hay điều phối cần phản hồi nhanh hơn. Họ vẫn có thể áp dụng xử lý theo lô với các kênh nội bộ, trong khi giữ kênh khách hàng luôn mở. Hãy điều chỉnh khung giờ theo đặc thù công việc.

Giảm lượng tin nhắn từ gốc

Cách tốt nhất để xử lý ít tin nhắn là nhận ít tin nhắn hơn. Khi công việc có chỗ ở rõ ràng, nhiều câu hỏi không cần gửi nữa. Trên SupaNhanh, thông báo được gom trong ứng dụng thay vì làm đầy hộp thư, và mỗi thông báo gắn với đúng một việc: được giao, được nhắc tên, sắp đến hạn. Khi mở ra xử lý theo lô, bạn có ngay bối cảnh để phản hồi mà không phải hỏi lại.

Bạn không cần trả lời mọi tin nhắn ngay lập tức. Bạn chỉ cần trả lời chúng đúng lúc.